Les bonnes pratiques pour un projet de dématérialisation. Contraintes légales et impératifs de productivité : la numérisation de vos processus métiers et documentaires est aujourd’hui indispensable.
Les outils de dématérialisation des processus métiers et documentaires doivent être transverses et partagés. Gain de temps, efficacité accrue et amélioration de la relation client, les bénéfices sont évidents. Les chiffres sont têtus malgré la numérisation des documents, chaque salarié du secteur des services consomme encore trois ramettes de papier par mois, assure l’Ademe (Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie).
Les impressions oubliées ou jetées sans être lues représentent 400 M€ par an. L’attachement au papier reste toujours présent dans les entreprises, quelle que soit leur taille. Qu'est-ce que la dématérialisation ? Dématérialiser suppose de s’affranchir totalement du papier… ou presque.
En effet, un client peut refuser de recevoir une facture numérique, tout comme un salarié peut exiger de conserver le format papier pour ses bulletins de paye… Un client peut envoyer à son fournisseur une demande par mail mais aussi par courrier. On le voit, le tout numérique n’est pas encore à l’ordre du jour, ce qui implique d’être capable de gérer les deux formats ! Le mot « dématérialisation » est souvent employé dans le sens de « numérisation ». Numériser des documents signifie créer un fichier numérique à partir d’un document original au format papier, en passant celui-ci dans un scanner et en utilisant un logiciel de reconnaissance des caractères. Numériser, c’est donc créer une version numérique d’un document, une copie, qui dans certaines conditions pourra être considérée comme une copie fiable ayant la même vocation probatoire que le document original. Découvrez notre solution dématérialisation. La GED - Gestion électronique des documents - Infos et devis.
Voici quelques éléments d'information qui vous permettront de choisir votre type de logiciel GED.
La GED en mode SAAS La gestion électronique de documents en mode SAAS (Software As A Service) est une architecture logicielle proposée sous la forme d’abonnement et non sous la forme d’achat de licence classique. L’infrastructure informatique serveur est mutualisée pour plusieurs clients, en s’appuyant sur un code source unique. Comment l’archivage électronique facilite la conformité au RGPD.
Adopté par le parlement européen en avril 2016 et obligatoire pour les Etats membres depuis le 25 mai 2018, le RGPD permet aux particuliers de mieux contrôler leurs données personnelles et encadre les entreprises dans la protection et l’utilisation de ses données.
Avec d’importantes amendes à la clé, en cas de manquement. Ce règlement a été un réel bouleversement pour les entreprises, et notamment sur la question de l’archivage des données des utilisateurs qui doit désormais être beaucoup plus transparent et exige une protection rigoureuse. Le RGPD permet, en effet, aux consommateurs de comprendre la manière dont leurs données sont utilisées et leur donne la possibilité de mieux les maîtriser. Dans ce contexte désormais hyper réglementé et dans cette quête permanente de conformité, le système d’archivage électronique (SAE) a un rôle majeur à jouer.
Une nouvelle gouvernance des données Des données à conservation limitée SAE : un grand pas vers la conformité Novadoc, un pur produit “maison” Archivage électronique et norme NF Z 42-013 du 4 mars 2009. Actualité La nouvelle version de la norme française NF Z 42-013 (1), homologuée par le Directeur général d’AFNOR le 4 février 2009, vient d’entrer en vigueur le 4 mars 2009.
Les 14 normes et référentiels de la dématérialisation à connaître absolument. Se repérer parmi tous les référentiels concernant la dématérialisation et l’archivage électronique peut s’avérer un véritable casse-tête.
Normes, standards ou certifications, français ou internationaux : il n’est pas aisé de savoir ce qui peut être appliqué dans son domaine (numérisation, traçabilité et intéropérabilité, coffre-fort numérique, signature électronique, records management et archivage électronique). Comment l’archivage électronique facilite la conformité au RGPD. Archivage électronique : ce qu'il faut savoir sur la nouvelle norme NF Z42-013 version 2020. "Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes" : tel était le titre de la version 2009 de la norme NF Z42-013.
Depuis, la mise en place d’un système d’archivage électronique a considérablement évolué. C’est ce qu’entérine la nouvelle version de 2020 sous le titre "Archivage électronique – recommandations et exigences". La conservation de l’information en entreprise est essentielle. Elle répond, d’une part, à des exigences réglementaires soumises aux contrôles des autorités publiques et protège, d’autre part, l’entreprise en cas de contentieux. L’information existe aujourd’hui massivement sous forme numérique. Lire aussi : Archivage électronique : comment mettre en place et gérer son système numérique Rappel : Gestion électronique des documents.
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Pour les articles homonymes, voir GED. Le Digital Services Act expliqué ligne par ligne (articles 1 à 24) La directive sur le commerce électronique ?
Un texte poussiéreux, datant d’avant Facebook, Twitter et tous les autres, plus du tout adapté aux enjeux actuels… Et quels enjeux : l’essor des plateformes, la profusion de contenus pas toujours licites, la haine en ligne, la désinformation, l’impérieuse protection liberté d’expression… Conseil comme Parlement européen ont déjà affirmé la péremption du texte de 2000. La Commission constate elle aussi sans mal que « le paysage des services numériques est sensiblement différent de ce qu'il était il y a 20 ans, lorsque la directive sur le commerce électronique a été adoptée ». Depuis vingt ans, la démocratisation de l’accès et la dépendance de nos sociétés à ce web qui va au-delà du stade 2.0 ont donc convaincu les instances européennes à prendre le chemin de la réforme.
Cette directive sur le commerce électronique (ou e-commerce) fut le tremplin de nombreux acteurs en ligne, avec en tête de rayon les fameux hébergeurs. Le RGPD expliqué ligne par ligne (articles 1 à 23) D’entrée, le règlement rappelle plusieurs considérations de principe.
La protection des données personnelles est clairement un droit fondamental. Son objectif ? Répondre au défi de la gouvernance de l’information. Dans de nombreux secteurs, les entreprises sont obligées de conserver des informations pour des raisons juridiques et de conformité. Mais comment peuvent-elles y parvenir efficacement dans les environnements métiers complexes d’aujourd’hui ? Les entreprises sont contraintes, souvent juridiquement, de conserver les informations relatives aux clients, aux employés et à l’organisation elle-même, sur de longues périodes de temps.
De nombreuses entités gouvernementales dans le monde doivent faire face à des exigences strictes en matière de conservation des documents importants, y compris les archives personnelles, communications et contrats. D’autres industries ont des obligations semblables et de nombreuses entreprises ont intégré la conservation des documents dans leurs bonnes pratiques, sans même y être obligées.
Gestion Electronique des Documents Techniques. La Gestion Electronique des Documents Techniques – ou GEDT ou encore GED Technique – s’intéresse, comme son nom l’indique, aux documents techniques. Il peut s’agir, par exemple, de plans, de notices de calcul, de schémas, etc… Les domaines principalement concernés sont les fonctions techniques de l’entreprise, telles que le Bureau d’Etudes, les services d’Ingénierie, les services de Maintenance, le département de Production, les services de Facilities Management, etc…
Fiche ressource 4 - La gestion électronique des documents (GED) 1. Définition de la gestion électronique des documents (GED) L’efficacité d’une organisation repose sur le traitement et la consultation des informations qu’elle détient. Qu'est-ce qu'une GED ? La gestion électronique de documents (GED) est née au cours des années 1980. Mais concrètement, qu’est-ce que c’est ? Alors que les concepts d’Enterprise Content Management (ECM), Case Management, Knowledge Management et Plateformes de services de contenu (CSP) sont partout, quelle est aujourd’hui la place de la GED ?
Dans cet article, nous allons tenter de définir la gestion électronique de documents, en présenter les caractéristiques et les avantages principaux, faire un point sur la situation actuelle du secteur et revenir sur son évolution vers le concept de services de contenu. Un système de gestion électronique de documents (GED) permet de gérer des documents électroniques et des versions numérisées de documents papier. Leur utilisation se résume souvent aux trois verbes suivants : numériser, stocker, récupérer. Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés.
Le glossaire de la dématérialisation : 1. Archivage électronique2. Cloud3. Conception centrée sur l'utilisateur (user centered design)4. Droit d’accès5. 1. Le quiz de la dématérialisation Survey. Le quiz ultime de la dématérialisation : êtes-vous plutôt papier, hybride ou avez-vous réalisé votre transition numérique ? GED : des entreprises mal équipées et mal organisées.
Conservation des documents d’entreprise : une nécessité, mais attention au respect des durées. La dématérialisation : définition, méthodes et comparatifs. Sécurité : Tracer les accès et gérer les incidents. Méthode - Arcateg, méthode d'archivage par catégorie. La GED - Gestion électronique des documents - Infos et devis. Qu'est-ce-que la GED ? CCA Nevers archiviste. GEIDE et Workflow DOCUBASE. GED et ARCHIVAGE : ne confondez plus jamais ces termes ! - Print Value.