Aprenda GTD – Parte 11: Como organizar seus e-mails. O post de hoje faz parte da série Aprenda GTD – uma série de posts desenvolvida para quem quer aprender GTD de forma didática e prática.
Você pode acompanhar todos os posts da série através da tag. O tema de hoje é: e-mails. Quais as recomendações da David Allen Co. (DAC) para e-mails? O objetivo é aprender a estruturar seu programa de e-mails para maximizar seu uso como uma ferramenta de comunicação eficiente, assim como para referência e próximas ações. É importante saber que gerenciar e-mails faz parte do escopo do seu trabalho. Lidando com seu backlog de e-mails Backlog é tudo aquilo que ainda não foi processado, esclarecido. É importante saber que sua caixa de entrada é uma ferramenta de captura que precisa ser processada como qualquer outra.
Aprenda GTD – Parte 7: Como fazer o processamento. Nós estamos aprendendo a implementar o GTD passo a passo.
Atualmente, nossa série está abordando os 5 passos do GTD com detalhes. No último post, falamos sobre a captura e sobre como coletar. Hoje, vamos ao passo 2: esclarecer, que é quando processamos nossas caixas de entrada (física, e-mails e outras). O que é e para que serve o processamento? Processar é pegar o primeiro item da sua caixa de entrada e tomar uma decisão com relação a ele. Este passo é muito importante porque, se ele for feito com pressa ou sem foco, isso certamente vai te prejudicar na execução. Por que o David mudou o nome do passo de “processar” para “esclarecer”?
O David mudou o nome dos cinco passos porque achou que todos estavam muito mecânicos e menos relacionados aos processos da mente. Como processar? O David oferece um fluxograma para facilitar a nossa vida ao processar. Basicamente, ao pegar um item da sua caixa de entrada, você tem SEIS, e apenas seis, opções sobre o que fazer com ele. Você vai perguntar: Centralize Your Lists, To-Dos, and More to Avoid Information Overload. Real Working Hours. Create the Perfect Daily Routine by Layering Four Types of Activities.
Co-Worker Slacking Off? Don't Get Mad—Ask This Question. “You’ve had three months to do this project.
I gave you extensive directions, asked you if you needed help on four separate occasions, and checked in with you on a weekly basis. What do you mean we’re not going to be ready for the event on Saturday?!?” That’s what I wanted to say to my employee who approached me explaining that she didn’t, in fact, have things ready for Saturday’s event. Instead, I paused for a beat, smiled, and said: Simple Methods to Clean Up Your Digital Life and Manage Information Overload. Facebook Groups Are Underrated, Here's How to Make Them Awesome.
Work Smart 2: Perfect Your Digital Document Filing System. Scanning your stacks of paper to digital documents is a huge project, and you want to make sure all that information will be as easy to find on your hard drive as it is in your filing cabinet.
In this week's episode of Work Smart, packrat Ed Imbier asks how he can organize his digital archive in a way that makes finding information easy. I share my favorite tools for capturing, organizing, and finding documents on your computer, and Lifehacker editor Adam Pash gives his advice. Use the RASCI Matrix to Manage Responsibility On a Project. You Must Try, and then You Must Ask. I like working with grownups.
Why I Suck at Delegating (and You Might, Too) Mapeamento de Processo é a mesma coisa que Fluxograma? Em muitos projetos de escritório, ao terminar um mapa de processo vejo que algumas pessoas o chamam de ‘fluxograma’.
Na verdade, o mapeamento de processo (ou Process Mapping) é diferente do fluxograma. Vamos entender melhor? Costuma-se dizer que os processos de escritório são invisíveis porque o principal produto é a informação. Sem ter visibilidade, o acompanhamento das atividades dos processos e a identificação de desperdícios são mais difíceis que em uma fábrica, onde desperdícios como estoque em processo ou refugo saltam aos olhos mais facilmente.
Para melhorar os processos administrativos, primeiro temos que ‘enxergar’ o fluxo para então conseguir levantar os desperdícios ao longo das atividades. Para esta função, nós do Kaizen Institute preferimos usar o Process Mapping. Consideramos que esta ferramenta representa o melhor modo de trazer visibilidade ao fluxo de informações. Exemplo de Process Mapping sendo construído. O que Fazer Quando Sua Empresa Sofre de Dores do Crescimento - Trello. Às vezes, a coisa mais difícil de ser diretor de uma empresa é retransmitir os objetivos mais importantes de sua empresa, e depois, se assegurar de que o resto da equipe os tenha como prioridade.
Ao crescer, as empresas se tornam adolescentes e, com isso, vêm as chatices da puberdade. De repente, elas ficam desajeitadas, e não cabem tão bem nos sistemas que funcionavam quando a equipe era pequena e executivos tem mais dificuldade em saber o que está acontecendo. E além de tudo ainda ficam com espinhas. Email Charter Lays Out 10 Rules to Save Us All from Drowning in Email. Como eu estou organizando meus e-mails atualmente – maio 2014. Como eu vivo fazendo mudanças nos modos de organizar minhas diversas atividades no dia a dia, eu gosto de compartilhar no blog como venho fazendo para inspirar e talvez dar algumas dicas que possam ser úteis para vocês.
Hoje eu vou falar como tenho organizado meus e-mails, pois encontrei uma maneira que tem me atendido muito bem ultimamente. Tirando o meu e-mail do trabalho (que tem um programa específico da empresa), eu utilizo o Gmail para as minhas outras atividades. Atualmente, prefiro utilizar três contas em separado para cada e-mail, em vez de centralizar as três em uma única caixa de entrada, pois dependo do login para fazer outras atividades relacionadas que não sejam o e-mail. Então prefiro fazer dessa forma no momento. Por fim, minha caixa de entrada está organizada da seguinte maneira: Tenho quatro pastas essenciais que são: Aguardando, Responder, Itens de ação e Arquivo 2014. Manage Pixels Not Monitors. Manage Pixels Not Monitors Aug 18, 2010 Clay Johnson.
