GTD : les cinq étapes de la gestion du flux de travail Getting Things Done ou son acronyme GTD est sans doute la méthode la plus connue de « gestion du temps ». Pourtant, David Allen, son créateur parle de « gestion sans stress ». Quels sont les fondements de cette méthode ? C’est ce que je vous propose d’explorer dans une série d’articles dont voici le premier. En réalité, ce sont les autres qui parlent de « gestion du temps ». David Allen parle de « gestion des actions ». Et ça change tout. Respecter les étapes de l’organisation Pour David Allen, le premier motif de stress devant la désorganisation d’un agenda est la volonté de tout organiser sans respecter les étapes du processus. Ces étapes de l’organisation du flux de travail sont au nombre de cinq. Merci à Bernard Lamailloux de m’avoir suggéré d’ajouter une numérotation aux étapes de cette carte que vous pouvez télécharger gratuitement sur Biggerplate. (cliquez sur l’image pour l’agrandir). Les 5 étapes de la méthode GTD C’est l’objet de la seconde étape : traiter cette information. Et vous ?
Pas à pas : un planning dynamique Un rétro-planning dynamique Objectifs Au cours de cette leçon, nous allons apprendre à construire un rétro-planning dynamique présentant les caractéristiques suivantes : l'utilisateur choisit un mois donné dans une liste déroulante ; les dates du tableau s'ajustent automatiquement ; les week-ends se colorent automatiquement en jaune ; l'utilisteur saisit ensuite les dates de début et fin des différentes tâches à accomplir : les dates correspondantes sont automatiquement colorées en rose. Autre difficulté : ce planning ne doit afficher que les dates du mois en cours. L'objectif est de construire rapidement un planning mensuel donné juste en sélectionnant le mois dans la liste déroulante. Bien sûr, une fois notre tableau achevé, il conviendra de le protéger contre toute mauvaise manipulation. Haut
Article - 10 conseils pour la gestion du temps 10 conseils pour améliorer son organisation et gagner du temps ! 1 - Faites des listes ! Notez tout, et ne faites pas uniquement confiance à votre mémoire.Je vous conseille d'utiliser 3 listes:Sur une feuille A4 : Tout ce qu'il y a faire sur le long termeSur un post-it grand format: toutes les tâches de la semaine ou du mois.Sur un mini post-it: les tâches du jours à accomplir (par ordre d'importance).Chaque soir vous faites un point sur ce que vous avez accompli, ce qu'il reste à faire en barrant les activités réalisées sur les listes. 2- Concentrez-vous sur 1 travail et finissez-le avant de passer à autre chose ! Pour cela s'appliquer une discipline: Fermer Outlook et ne le rouvrir que toutes les 2 heures, se définir des plages detravail (par exemple en se faisant des auto-réunion dans Outlook). 3- Accomplissez le travail de réflexion en deux temps: 4- Evitez les distractions ! 5- Rangez vos dossiers ! 7- Imposez-vous un temps maximum pour les activités consommatrices de temps !
Evernote: Comment, quand et pourquoi j’utilise *** Mise-à-jour 19/04/2014 *** Vous êtes sur l’article le plus lu de mon blog. Beaucoup de gens se posent cette question : A quoi sert Evernote ?. Nous (2 autres ambassadeurs Evernote et moi) avons donc décidé d’écrire un livre mode d’emploi et informatif à 2×3 mains sur ce sujet : *** Fin de la mise à jour *** Evernote est un logiciel génial. *** Mise-à-jour 23/09/2013 *** Lors d’un café avec un autre ambassadeur Evernote (Bruno) il m’ a donné une image parfaite pour décrire Evernote. 30 ans plus tard plus personne ne se pose la question de l’utilité d’un tableur. Dans 5 ans, plus personne ne se posera la question “A quoi sert Evernote ?”. D’abord, 1- My Journal. 2DO – Ma tout-doux liste. 3- Quotes & 4ppt4ppt: des images ou des photos que j’ai pris/mis de coté pour être utilisé un jour dans un powerpoint. 4.0- My blogToutes les idées et les trucs relatifs à mon blog.2write: des idées d’articleDraft: les brouillons d’article que je suis en train d’écrire 7- IdeasMes futures projets.
Brainstorming, facilitation, retrospective... essayez la FLEUR de LOTUS ! Comme vous le savez, j’adore essayer de nouveaux jeux ou nouvelle techniques de facilitation (d’ailleurs j’en profite pour remercier au passage les victimes de mes diffèrentes expérimentations J’ai reçu un excellent feedback (merci Eric, Laurent, Pierre…) pour Brainwritting 635, élément désormais incontournable de notre petit kit de facilitateur; je vous propose aujourd’hui de découvrir puis d’essayer la FLEUR DE LOTUS ! « Lotus Blossom » nous vient du Japon et a été inventée par Yasuo Matsumura. C’est une technique dérivée du Brainstorming mais qui favorise admirablement la pensée créative… Temps 0: Préparez le support du Lotus, 9 cases (dont 8 pétales) et le matériel associéTemps 1: Inscrivez le Problème central au cœur du Lotus (en l’occurrence pour nous , « comment améliorer notre satisfaction de travailler ensemble ? »)Temps 2: Ensemble générez les 8 pétales (sous-themes, composantes…) liés au thème ou problème initial (5 à 10 minutes) Temps 4: Présentez et enrichissez… Follow Me:
Comment gérer ses tâches et son temps Comment gérer son temps ? Comment arriver à tout faire, y compris ne rien faire ? Ah, ceci est un vaste programme. Il ne sera pas résolu en deux lignes, ni en deux pages. Mais quelques pistes peuvent d’ores et déjà être envisagées. Dans le domaine de l’entreprise, les gestionnaires des sociétés sont souvent appelés des « décideurs ». Pour la gestion du temps, c’est exactement pareil: on gère son temps en prenant des décisions. Le temps est un phénomène implacable, intangible, non négociable. Seconde après seconde, il s’égrène. Pour suivre son rythme, nous devons faire des choix et AGIR. En agissant, nous devenons mobiles à notre tour, nous entrons dans la danse. Et lorsqu’on a une vie active, très active, il peut être difficile d’avoir une vision globale de toutes les multiples tâches à accomplir, qu’elles soient urgentes ou non, qu’il s’agisse de rendez-vous à ne pas manquer ou d’achats à ne pas oublier, de coups de fil à passer ou d’une infinité d’autres actions à réaliser. -Collecter
Evernote et GTD (2) : Collecter l'Information Voici le second billet pour une série de traductions de posts de Fokke Kooistra pour utiliser Evernote dans un paramétrage GTD. Dans le premier billet, j'ai présenté le paramétrage d'Evernote en utilisant la méthode GTD. Dans ce second billet, je commencerai par la collecte d'information dans Evernote. Seul le lien original fait référence. La collecte est une étape très importante dans la méthodologie Getting Things Done. Je travaille avec Mac sous OSX et j'ai aussi un iPhone. Si vous tournez sous Windows et disposez d'un téléphone sous Windows Mobile, il y aura sans doute des choses que vous lirez ici qui ne fonctionneront pas, même si la plupart des fonctionnalités sont disponibles sur ces plates-formes. Ramasser de l'information dans Evernote sur OSX Vous pouvez paramétrer votre ordinateur de façon à ce qu'il soit possible d'envoyer de l'information à Evernote à partir de tous vos programmes. Paste to Evernote collera la sélection en cours dans le presse-papiers d'Evernote.
Article - étapes pour gérer ses tâches 1. Préparez les informations clés Qui veut/doit organiser Quoi ? Pour qui ou Avec qui ? Pourquoi (objectifs) ? Quand et Où ? Avec quels moyens : quel budget, pour ou avec Combien de personnes, Comment ? 2. Dans un premier temps, répertoriez sans trop vous préoccuper de leur ordre, les Tâches à accomplir. Une tâche principale (ex. : concevoir le livre d'accueil) pourrait être scindée en plusieurs tâches ? En effet, il est souvent difficile de suivre les tâches secondaires sur un planning. 3. Observez chaque tâche et repérez celles qui sont interdépendantes (ex. : concevoir le courrier d'invitation (D) précède obligatoirement la fixation du jour (A) et du lieu (B). Ensuite, classez les tâches par ordre logique de mise en œuvre. 4. Au regard de chaque tâche, précisez le temps nécessaire (en jour). Ensuite, et à partir de la Date « J », fixez les dates d'action en vous appuyant sur le nombre de jours de réalisation prévu. 5.
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