Conserver et préserver les documents - Archives départementales de l'Aisne Les archives sont par définition fragiles et ce quel que soit leur support. Leur conservation induit donc la mise en place des meilleures conditions possibles afin qu'elles ne soient altérées ni par le temps ni par tout autre facteur extérieur de détérioration. Les ennemis des archives sont nombreux : poussière, humidité, pollution, insectes, rongeurs, eau, feu et vol sont autant d'éléments à maîtriser si l'on veut assurer la sauvegarde de ce patrimoine. C'est l'objet de la conservation préventive et curative qui a doit assurer la pérennité et favoriser la consultation sécurisée des documents. Thermo-hygromètre pour contrôler taux d'hygrométrie et température des magasins. Les magasins de conservation Les locaux de conservation sont étroitement surveillés : grâce à un étalonnage régulier des thermo-hygromètres, on y contrôle quotidiennement l'hygrométrie (le taux d'humidité relative de l'air) et la température des magasins. Registre paroissial restauré. Les documents
Plan Comptable Général 15 mars 2010 Le plan comptable : l’outil des comptables Le plan comptable général contient la liste intégrale des comptes comptables devant être utilisés en comptabilité. Cela permet d’enregistrer les opérations comptables en respectant les règles comptables. Il existe trois système de plan comptable différent : le système abrégé.le système de base.le système développé, comprenant tous les comptes. Il est composé de 9 classes : chaque premier chiffre représente sa classe d’appartenance : 101. 1011. 10131. 1018. 104. 1041. 105. 1051. 106. 1061. 10611 Réserve légale proprement dite.10612. 1062. 10641 Plus-values nettes à long terme.10643. 1068. 10681 Réserve de propre assureur.10688. 107. 108. 109. 11. 110. 119. 12. 120. 129. 131. 1311. 138. 139. 1391. 13911. 1398. 142. 1423. 143. 1431. 144. 145. 146. 147. 148. 151. 1511. 153. 154. 155. 156. 157. 1572. 158. 1581. 161. 163. 164. 165. 1651. 166. 1661. 167. 1671. 168. 1681. 16881. 169. 171. 174. 178. 1781. 181. 186. 187. 188. 201. 2011. 20121.
Durée de conservation des papiers et documents d'une entreprise Les délais pendant lesquels un entrepreneur doit conserver ses archives varient en fonction de la nature et du domaine (commercial, fiscal, social, juridique, ...) des pièces concernées. Pour chacune d'entre-elles, voici la période minimale pendant laquelle l'entreprise doit nécessairement conserver un écrit afin de disposer d'une preuve en cas de litige ultérieur avec le fisc, un client, un fournisseur, etc. Les durées figurant dans cette fiche ne sont que des délais minimum, il est conseillé dans l'absolu de conserver ces pièces pendant une période illimitée. Dossier commercial Contrat avec un fournisseur ou un client5 ans C'est la durée au terme de laquelle, sauf prescriptions spéciales plus courtes, les obligations d'un commerçant nées à l'occasion de son commerce sont prescrites, que le cocontractant soit un commerçant ou un non-commerçant. Contrat électronique dont le montant est supérieur à 120 euros 10 ans. Dossier fiscal BIC, BNC et BA en régime réel 2 ans Impôts locaux 1 an
Classement et archivage des documents comptables de l’association loi 1901 Dès lors que l’association loi 1901 tient une comptabilité un tant soit peu sérieuse, se pose la question du classement et de l’archivage des pièces comptables -je veux dire par là : l’ensemble des documents justificatifs des écritures passées en comptabilité-, qu’il s’agisse des factures, des relevés bancaires et de tous les justificatifs des versements faits aux tiers et des sommes reçues par l’association. Encore une fois, je me situe dans le cas de la « petite » association de proximité, celle dont la comptabilité ne comporte pas plus de quelques centaines d’écritures. Ce qui suit constitue « ma méthode personnelle » ; je l’ai expérimentée sur plusieurs associations mais je ne prétend pas qu’elle est parfaite (vos commentaires seront donc les bienvenus). Le classement dans l’optique des saisies comptables La numérotation des pièces comptables Chez les comptables, il est de bon ton de numéroter les pièces pour retrouver plus facilement la correspondance avec les écritures comptables.
Les délais de conservation des documents comptables Tous les documents ayant un lien avec la comptabilité doivent être conservés pendant un certain délai. A défaut, l’entreprise encoure de nombreux risques, dont celui de rejet de la comptabilité (sanction fiscale). Compta-Facile vous informe sur tous les délais de conservation des documents comptables (documents commerciaux, juridiques, administratifs, fiscaux et sociaux). 1. Délais de conservation des documents commerciaux Les contrats conclus entre commerçants et également ceux conclus entre un commerçant et un non commerçant doivent être conservés pendant au moins 5 ans (art. Les contrats relatifs à des biens immobiliers doivent, quant à eux, être archivés pendant une durée de 30 années (Art. 2272 du Code Civil). Enfin, doivent être archivées pendant une période minimale de 10 années à compter de la clôture de l’exercice comptable (Art. Il convient donc de prévoir un lieu de stockage pour ranger les classeurs et/ou boîtes archives contenant ces documents. 2. 3. 4.
Sauvegarder et archiver les données - Informatique - CABINET ORECO | Experts comptables - Commissaires aux comptes Si le papier reste encore un support de choix pour communiquer des informations, leur traitement s’opère au sein de l’entreprise, le plus souvent, sous une forme numérique. Une dématérialisation quasi générale des données qui soulève la question des outils à utiliser et des règles à respecter pour assurer leur sauvegarde et leur archivage. Sauvegarde et archivage Souvent confondues, les opérations de sauvegarde et d’archivage n’ont pas la même finalité. La sauvegarde Sauvegarder des données est une opération qui consiste à en faire une copie afin de pallier leur éventuelle destruction totale ou partielle (vol ou perte d’un ordinateur, panne d’un serveur, suppression ou modification accidentelle d’un fichier…). L’archivage L’archivage, en revanche, n’est pas une opération de copie. À noter :les opérations de sauvegarde comme d’archivage ne concernent que les données (textes, données chiffrées, images, vidéos, courriels…). Des outils différents Des principes à respecter
Les travaux comptables de fin d’exercice A chaque fin d’exercice comptable et afin de pouvoir établir les documents de synthèse, il est indispensable d’effectuer un certains nombres d’opérations. Avant d’enregistrer des régularisations comptables utiles à l’établissement d’une image la plus fidèle possible de la société pour un exercice, il faut effectuer des travaux extra-comptables tels que le pointage des comptes et l’inventaire physique des stocks. Les travaux comptables de fin d’année ou plus exactement de fin d’exercice consiste à régulariser la comptabilité. Les amortissements (ex : amortissement d’un ordinateur, d’une véhicule…)Les provisions et dépréciations (ex : dépréciations d’immobilisations, créances douteuses…)Autres régularisations (ex : Produits constatés d’avance, Factures non parvenues…) Il faut rappeler que la fin d’exercice ne coïncide pas forcément avec l’année civile.
Gestion des documents d'archives Le Records management (ou gestion des documents d'activité ou gestion documentaire ou gestion des documents d'archives) est un système de gestion de l'information consignée et organique — documents ou données — prouvant une activité (notamment professionnelle), sous n'importe quel format. Terminologie[modifier | modifier le code] Il n’y a pas, dans le monde francophone, de consensus sur la traduction de l’expression Records management et les versions françaises des diverses normes internationales qui ont recours à celle-ci traduisent records par documents[1], documents archivés[2], documents d’activité[3] ou informations documentées[4]. La gestion des documents d’archives est « le domaine de la gestion qui est chargé de contrôler efficacement et systématiquement la création, la réception, la maintenance, l'utilisation et la mise à disposition des documents, incluant les processus de saisie de l'information et de preuve sur les affaires et les transactions ».
Délais de conservation des documents commerciaux Fiche pratique Les documents, émis ou reçus par une entreprise dans l'exercice de son activité, doivent être conservés pendant des durées déterminées, essentiellement à des fins probatoires (c'est-à-dire à titre de preuves). Principe Les règles applicables en matière de conservation des archives sont fixées : soit par la loi ; soit en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles. Les délais varient également selon la nature ou le type de document envisagé. Remarque : les délais indiqués ci-dessous correspondent à la durée minimale de conservation. Sanctions Il n'existe pas de sanction spécifique à la non-conservation des documents d'entreprise. Sanctions en matière commerciale Pour les sanctions applicables en cas de défaut d'établissement de certains documents, voir la fiche Quels sont les livres comptables et les registres sociaux obligatoires ? Sanctions en matière fiscale Sanctions en matière pénale