La GED : un processus incontournable de l’entreprise moderne par Ziad Wakim – Chronique Solutions

Applications variées, bases de données hétérogènes, processus métiers spécifiques, serveurs de fichiers… autant d‘éléments qui contribuent à accroître le contenu de la base documentaire de l’entreprise, mais également à la complexifier Il est aujourd'hui plus que jamais nécessaire de revenir aux fondamentaux de la Gestion Electronique de Documents pour définir les contours d'un système central permettant de valoriser l'actif immatériel de l'entreprise. A ces éléments, s'ajoutent les nombreuses demandes qui découlent des nouveaux usages qui font leur apparition dans le monde professionnel : travail collaboratif, documents dématérialisés à la source, etc. Maîtriser parfaitement le cycle de vie du document L'une des premières règles pourrait être celle de ne pas prendre son projet sous un angle purement technologique. Il est donc nécessaire et impératif de penser un projet de GED dans son ensemble et de donner de la cohérence à ces différentes étapes. - La publication et recherche

La dématérialisation des documents RH progresse sur tous les plans La dématérialisation des documents RH est inégalement répartie selon le type d'entreprise et le type de document. Les pouvoirs publics sont un moteur important de ce processus en obligeant les entreprises à dématérialiser certains documents comme les télédéclarations (DADS_U, DUCS, DUE, etc.). Pour d'autres types de documents, les entreprises ont leurs propres objectifs : améliorer la qualité et la rapidité de la transmission, mais aussi réaliser des économies. L'étude réalisée par Markess fait apparaître des tendances, mises en avant par quelques chiffres que nous citons ci-dessous, constituant la synthèse des réponses des personnes interrogées. Une situation existante contrastée Le domaine des ressources humaines génère et traite des documents de nature variée. Le nombre de documents RH est considérable : on en dénombre 30 à 40 voire plus dans certains contextes. Des atouts et des obstacles pour atteindre les bénéfices de la dématérialisation René Beretz

GED - Gestion Electronique de Documents Qu'est-ce qu'un document électronique ? C'est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier, un écrit électronique, etc. Rappelons qu'un écrit électronique est tout équivalent d'un écrit papier dont la création est réalisée sur ordinateur. Il apparaît donc qu'un document électronique permet de séparer les caractéristiques d'un document classique, à savoir sa présentation (métadonnées), son contenu (informations), son architecture, offrant alors la possibilité d'une exploitation séparée. Qu'est-ce que la GED ? La Gestion électronique des documents, abrégée en GED, est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Le GED fait donc appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. Etapes de la Gestion Electronique des Documents (GED) Etape 1 - Acquisition des documents Etape 2 - Classement des documents

« Concevoir un projet de dématérialisation à l’échelle de toute l’entreprise » A travers quelques questions, Jan Andersson, co-fondateur et président de Readsoft, pointe les évolutions du marché de la capture de documents et de la dématérialisation. La capture est une étape essentielle dans la dématérialisation, quelles sont les améliorations que l’on peut en attendre ? La capture est d’une part est le point d’entrée du processus de dématérialisation et d’autre part une étape qui est 100% automatisable. D’un point de vue technique, les éditeurs proposent souvent des solutions dédiées pour la classification, la lecture de documents structurés (formulaires) et semi-structurés (factures), les technologies de recherche et de capture de l’information étant différentes. Comment les solutions matérielles doivent-elles évoluer par rapport aux solutions logicielles ? Vaut-il mieux faire de la capture avec un scanner ou un multifonction ?