Comment se simplifier la vie en utilisant le cloud : quatre PME témoignent Notre centrale de réservation a déployé des outils de messagerie et de partage de documents via le cloud computing, explique Anne Duchet, directrice générale des taxis bleus. Centrale de radio-taxis, la société Taxis bleus emploie 140 personnes et travaille avec 3 000 artisans taxis affiliés. Les 7 millions d'appels annuels engendrent une masse d'informations qu'il faut partager le plus vite possible avec les chauffeurs.
Archivage électronique Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. L'archivage est synonyme de « stockage » ou de « sauvegarde ». Il tend de plus en plus à être utilisé pour tous les documents, quels qu'en soient la nature et le support, et à remplacer « conservation ». Il y a quelques dizaines d'années, seul le papier existait comme support d'enregistrement et de sauvegarde. Un document n'était archivé que si toutes les informations avaient été traitées, c'est-à-dire lorsque le document était en fin de cycle de vie. Il convient de bien distinguer l’archivage : du stockage, qui s’apparente aux actions, outils et méthodes permettant d’entreposer des contenus électroniques et servant de base au traitement ultérieur des contenus, ce stockage peut être réalisé sur divers supports tels que les cd-rom dont la vie des données sera limitée de 2 à 10 ans pour les cd-rom originaux et de 2 à 5 ans pour les cd-rom gravés. Supports d'archivage[modifier | modifier le code] Plusieurs critères sont à prendre en compte[3] :
GED - Gestion Electronique de Documents - Prestataires.com Qu'est-ce qu'un document électronique ? C'est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier, un écrit électronique, etc. Rappelons qu'un écrit électronique est tout équivalent d'un écrit papier dont la création est réalisée sur ordinateur. Il apparaît donc qu'un document électronique permet de séparer les caractéristiques d'un document classique, à savoir sa présentation (métadonnées), son contenu (informations), son architecture, offrant alors la possibilité d'une exploitation séparée. Qu'est-ce que la GED ? La Gestion électronique des documents, abrégée en GED, est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Le GED fait donc appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. Etapes de la Gestion Electronique des Documents (GED) Etape 1 - Acquisition des documents Etape 2 - Classement des documents
Trier, classer, archiver... mode d’emploi ! - Classement & Archivage, Méthode Si certaines bases de classement sont universelles, il existe moult façons de procéder pour bien ranger ses documents papier ou virtuels. Néanmoins, quelle que soit la méthode choisie, pour être efficace, un plan de classement doit impérativement répondre à ces objectifs : permettre un repérage rapide, être compréhensible par tous et rester évolutif. Une conception bien pensée suppose donc d'avoir analysé au préalable le type d'informations traitées. Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles. > Chronologique, alphabétique, thématique ? Un document suit toujours la même voie. > Anticiper les besoins : un plan évolutif Votre classement ne doit pas se contenter d'être efficace à court terme, il doit aussi être évolutif et prévoir l'intégration de nouveaux documents. > De l'art de savoir... supprimer > Sur papier comme sur PC
Conserver et préserver les documents - Archives départementales de l'Aisne Les archives sont par définition fragiles et ce quel que soit leur support. Leur conservation induit donc la mise en place des meilleures conditions possibles afin qu'elles ne soient altérées ni par le temps ni par tout autre facteur extérieur de détérioration. Les ennemis des archives sont nombreux : poussière, humidité, pollution, insectes, rongeurs, eau, feu et vol sont autant d'éléments à maîtriser si l'on veut assurer la sauvegarde de ce patrimoine. C'est l'objet de la conservation préventive et curative qui a doit assurer la pérennité et favoriser la consultation sécurisée des documents. Thermo-hygromètre pour contrôler taux d'hygrométrie et température des magasins. Les magasins de conservation Les locaux de conservation sont étroitement surveillés : grâce à un étalonnage régulier des thermo-hygromètres, on y contrôle quotidiennement l'hygrométrie (le taux d'humidité relative de l'air) et la température des magasins. Registre paroissial restauré. Les documents
La gestion des documents La gestion électronique des documents (GED) 1.1Définition La gestion des documents a pour fonction de favoriser le stockage, l’archivage, la recherche, la consultation et la diffusion de l’information. La gestion électronique de documents (GED), ou la gestion électronique d’informations et de documents existants (GEIDE), est « un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, et stocker, des documents à partir d’applications informatiques ». Les intérêts de la GED a) Accéder rapidement aux documents les applications de type classement administratif ou archivage permettent les gains de productivité les plus importants par la réduction des délais est donc des coûts b) Favoriser la diffusion de l’information La GED met l’information à la disposition de nombreux acteurs, présents ou distants, dans des délais très réduits, et leur permet d’y accéder simultanément. c) Fédérer des informations dispersées d) Favoriser le travail collaboratif
support de stockage Définition Mémoire de stockage de grande capacité, autre que le papier, permettant l'enregistrement de données. Il existe quatre grandes familles de supports de stockage ou mémoires de masse en fonction des modes d'enregistrement utilisés pour stocker et lire les données sur le support physique_: les supports magnétiques, les supports optiques, les supports magnéto-optiques, les supports chimiques photosensibles. Certains supports de stockage sont constitués de deux parties indissociables_: un support d'enregistrement (par exemple, une bande magnétique) intégré dans un boîtier scellé (une cassette ou une cartouche) faisant partie intégrante du document. Dans d'autres types de supports, ces deux éléments se confondent (cédérom, document papier par exemple). Voir aussi : périphérique d'ordinateurbande magnétiquecarte à mémoiresupport physique Domaine Supports de stockage Proposer une nouvelle entrée L'ADBS sur les réseaux sociaux ADBS.fr - Site du premier réseau européen de documentalistes
Durée de conservation des papiers et documents d'une entreprise Les délais pendant lesquels un entrepreneur doit conserver ses archives varient en fonction de la nature et du domaine (commercial, fiscal, social, juridique, ...) des pièces concernées. Pour chacune d'entre-elles, voici la période minimale pendant laquelle l'entreprise doit nécessairement conserver un écrit afin de disposer d'une preuve en cas de litige ultérieur avec le fisc, un client, un fournisseur, etc. Les durées figurant dans cette fiche ne sont que des délais minimum, il est conseillé dans l'absolu de conserver ces pièces pendant une période illimitée. Dossier commercial Contrat avec un fournisseur ou un client5 ans C'est la durée au terme de laquelle, sauf prescriptions spéciales plus courtes, les obligations d'un commerçant nées à l'occasion de son commerce sont prescrites, que le cocontractant soit un commerçant ou un non-commerçant. Contrat électronique dont le montant est supérieur à 120 euros 10 ans. Dossier fiscal BIC, BNC et BA en régime réel 2 ans Impôts locaux 1 an
qu'est ce que la ged - ged définition Fonctionnalités de la GED Acquisition L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Classement Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Stockage Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Diffusion Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Archivage Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. GED : quels avantages ? Réduction des coûts liés au papier L'existence d'un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. Accès ubiquiste aux documents Le système de GED est accessible de partout dans l'organisation. Amélioration de l'indexation et de la recherche Démarche qualité Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED.
Stockage d'information Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Le stockage d'information est aujourd'hui assuré par un support d'information électronique donc matériel. Ainsi, le terme de dématérialisation employé pour désigner le passage d'un support d'information papier à un support électronique est peu approprié, puisque ce dernier est lui aussi matériel. Le choix de la méthode de stockage se fait selon plusieurs critères : la fréquence d'utilisation ;les besoins capacitaires de l'information (taille);la criticité de l'information (coût, sécurité); Le mot d'ordre des techniques de stockage est : plus de capacité, plus vite, plus fiable, et moins cher. Classification des technologies de stockage[modifier | modifier le code] Positionnement des différents types de stockage Stockage de masse[modifier | modifier le code] L'objectif est de stocker une grande quantité d'information à long terme. Première génération les supports physiques, avec la carte perforée et le ruban perforé. Deuxième génération
gestion électronique de l'information - geide GED et démarche qualité La GED comme composante de la démarche qualité Dans le cadre de la démarche qualité, la GED est un moyen d'apporter la rigueur nécessaire à la saisie, au suivi, à la validation et à la résolution des réclamations et des non-conformités. Elle peut aussi être un outil directement intégré aux procédures des services administratifs et comptables : gestion des clients, de la facturation, des fournisseurs… La GED comme aide à la démarche qualité La GED, si elle est utilisée de façon systématique, facilite la recherche et l'accès aux documents nécessaires au sein de la démarche qualité. GED et obligations réglementaires L'archivage légal en France La loi française impose une durée minimale de conservation de certains documents. La loi Sarbanes-Oxley La loi Sarbanes-Oxley est une loi fédérale américaine qui impose des règles de transparence et de fiabilité financière aux entreprises cotées en bourse aux Etats-Unis. L'archivage électronique Devis GED