Mon secrétariat S'organiser au travail : arrêter le multitasking pour être plus productif "Le cerveau n'est pas dessiné pour répondre aux multiples sollicitations du monde digital sursaturé d'informations instantanées." De qui ce constat ? D'un technophobe rétrograde ? Pas du tout. Il est dressé par un ancien ponte de Google, Douglas Merrill, ex-vice-président chargé des services d'information, et auteur de Getting Organized in the Google Era ("Soyez organisé à l'heure de Google", éditions Brodway Books). Répondre au téléphone tout en écrivant un mail, converser avec un collaborateur tout en surfant sur le web pour vérifier une info, conduire en téléphonant... "Multitâche veut dire absence de concentration ! Dans la réaction aux infos plutôt que dans l'analyse Celui qui pratique le multitasking néglige la phase clé d'entrée des informations ("input" dans le langage des sciences cognitives) indispensable avant toute analyse ou décision. Face aux tâches longues, le réflexe de remettre à plus tard > Smartphone Rappelez-vous la priorité du jour. > Téléphone et boîte vocale
Organisation au travail | S'organiser, c'est facile C’est Nat qui pose cette question. En effet, retenir une liste de courses ou des choses à faire semble un exercice salutaire à qui se soucie de la vivacité de ses neurones. C’est exact, jusqu’à un certain point. D’abord, notre mémoire à court terme n’est capable de retenir, en moyenne que 5 à 9 items. En sachant qu’il faut être attentif au moment où on "fait entrer" la liste à apprendre. La moindre interruption, et hop, ça s’envole (mère de famille nombreuse et travailleurs en open space, vous savez de quoi je parle). Puis, il faut créer un sens à ce qu’on veut mémoriser (à l’aide d’images mentales, de rimes, d’associations…). Ensuite, pour que ces mots (ou chiffres, ou objets), restent en mémoire jusqu’à ce qu’on en ait besoin, il faut répéter et réviser. Autrement dit, pour mémoriser une liste de course composée de quelques éléments, il y aura un peu d’effort à déployer, mais pas vraiment de problème. Et quant à se souvenir au bon moment de toutes nos tâches, ce n’est guère mieux.
Augmenter sa concentration : être 100x plus efficace L’ennemi de la concentration, c’est le manque d’intérêt. Mais pas seulement. Je vous propose en quelques points des pistes pour augmenter sa concentration. 1. Il faut se débarrasser de toutes ces petites idées parasites qui surgissent au mauvais moment. La solution : avoir un bloc notes à portée de main, afin d’y noter toutes ces petites choses, et de pouvoir ainsi se libérer la tête. 2. Nous l’avons vu, l’esprit humain est ainsi fait, qu’il ne peut rester concentré sur quelque chose qui ne l’intéresse pas. La solution : Tenir le cerveau en éveil en cultivant un intérêt pour ce que l’on fait. 3. L’esprit est capable de produire quantité d’efforts, pour peu qu’on lui indique la bonne direction. La solution : Indiquer à son cerveau ce que l’on a à faire, et le temps que l’on souhaite y consacrer. 4. En assimilant un plaisir à la réussite de s’être concentré sur une tâche, on l’encourage à recommencer. 5. Dès lors que l’on fait un travail sur soi, il peut être utile de mesurer sa progression.
Assistant de direction / Assistante de direction Que fait-il ?L'assistant de direction aide le directeur de service ou le directeur général en le déchargeant de toutes les tâches administratives. Il gère l'agenda et joue un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs de son employeur. Comment travaille-t-il ? Où exerce-t-il ? Les +L'assistant de direction est indispensable pour le directeur. Les -Le directeur est toujours prioritaire, l'assistant de direction doit être disponible quels que soient l'heure et le moment de la journée.
VIII-40-03 La fonction RH et son tableau de bord La fonction RH et son tableau de bord Dans la mesure où le suivi et l’évaluation des performances sont toujours intimement liés aux attentes et objectifs fixés, il importe de commencer par ce détour. Les attentes d’une organisation à l’égard de la fonction RH varient d’une entreprise à une autre, en fonction du degré de maturité de cette fonction (voir Architecture GRH : les processus clés et leurs interactions). Cette fonction peut être attendue sur différents champs (figure 1.1) La gestion administrative des salariés, avec pour objectif d’assurer un service de qualité pour un coût réduit et de répondre aux obligations légales. Figure 1.1 – Les missions des RH (adapté des travaux de Dave Ulrich) Ce sont les missions confiées à la fonction RH qui déterminent les enjeux. Figure 1.2 – Les composantes d’un tableau de bord RH Remarque : les enjeux et les défis RH sont eux aussi sujets à évolution Vous devez être connecté et abonné pour consulter l'intégralité de l'article.
Comprendre et enseigner l'identité numérique L’identité numérique est devenue, avec l’accélération de l’utilisation des réseaux sociaux par nos élèves et la prolifération des données personnelles sur le Web un thème de formation essentiel en information - documentation pour les aider à contrôler leur e-réputation, maîtriser leur image publique et la gestion des traces laissées sur le net. Plusieurs ressources, publiées depuis peu, proposent des pistes pédagogiques ou des dossiers plus généraux sur lesquels fonder la formation à l’identité numérique avec les élèves. Appréhender la notion d’identité numérique Quelle est notre identité sur le web ? Dossier de l’académie de Besançon mis à jour en septembre 2011. Identité numérique : Comment traiter ce sujet en classe Anne Delineau sur la rubrique Clemi des documentalistes de l’académie de Poitiers publie un dossier en décembre 2011. Comment sensibiliser les élèves à la question de l’identité numérique ? l’identité numérique, quelle importance pour nos présences en ligne ? Rappels
Soyez efficace au bureau ! Le site Reference.be, consacre plusieurs articles et propose plusieurs outils pour travailler la communication non verbale. "55% du message est transmis par le langage corporel. La voix intervient pour 38%, tandis que les mots ne comptent que pour 7%." Des conseils pour la présentation : tenue vestimentaire et attitude, le GSM, la ponctualité, le sourire, la rencontre, la poignée de main, s'asseoir, le regard, l'attitude, les membres. - Un cours (10 pages en PDF) proposé par Claude Terrier sur son site --> La communication non verbale SAVEZ-VOUS GESTICULER FRANCAIS ?
Emploi et Ressources pour les Secrétaires et Assistant(e)s - Assistanteplus.fr Cercle Assist'Pro - LE réseau professionnel des Secrétaires, Assistantes et Office Managers de Paris/IDF Un réseau professionnel actif et dynamique depuis 2008 Cercle Assist'Pro est une association loi 1901 déclarée à la Préfecture de Paris, sans but lucratif, sans affiliation syndicale, politique ou autre. Notre réseau regroupe des Hommes et des Femmes, Secrétaires, Assistant(e)s et Office Managers de Paris/IDF représentant des entreprises de toutes tailles et tous secteurs. Le réseau associatif est la seule instance représentative de notre profession. Nos objectifs Notre réseau a pour buts essentiels de maintenir le dynamisme des professionnel(le)s de l’assistanat, les aider à affirmer et à renforcer leur employabilité et à aller au-devant des besoins des entreprises et des managers. * Créer un réseau de compétences et faciliter le sentiment d'appartenance de ses membres pour un meilleur échange et partage de connaissances. * Encourager le professionnalisme de ses membres et leur permettre de développer et d’acquérir de nouvelles compétences pour se maintenir au meilleur niveau. Nos actions
Multigest : Logiciel GED , gestion électronique de documents, dématérialisation, modules code barres, ocr, lad, workflow Multigest© est un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED), à valeur probante, très simple à utiliser, qui gère et archive l'ensemble des documents d'entreprise (papiers tout format, fichiers bureautiques, emails, spools, archives microfilms...). Les applications sont nombreuses : gestion du courrier, dossiers techniques, revues de presse, factures, commandes, bons de livraison, bulletins de paies... Le logiciel GED Multigest en version Windows Client/Serveur ou Web possède toutes les fonctionnalités recquises, sans restriction du nombre d'utilisateurs, ni d'applications. Il s'interface facilement aux applicatifs Métiers existants grâce à son connecteur universel (API). S'appuyant sur l'ensemble des normes établies comme l'AFNOR, et ISO, la solution GED Multigest est développée dans un souci de conformité et de mise à disposition d'un outil permettant de satisfaire aux exigences d'intégrité, de fidelité, de traçabilité pour tous vos documents.