Gestion électronique des documents
Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Pour les articles homonymes, voir GED. La gestion électronique des documents (GED ou EDM[1] pour Electronic Document Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires. Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. À titre d'exemple, le retour sur investissement d'un projet "standard" de dématérialisation de factures est inférieur à un an. Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte ("full text"). Acquisition des documents[modifier | modifier le code]
La norme ISO 26000 en quelques mots / RSE - ISO 26000 / Centre d'intérêt
La norme ISO 26000 en quelques mots L'ISO 26000 présente des lignes directrices pour tout type d'organisation cherchant à assumer la responsabilité des impacts de ses décisions et activités et en rendre compte. Elle définit la responsabilité sociétale comme : Responsabilité d’une organisation vis-à-vis des impacts de ses décisions et de ses activités sur la société et sur l’environnement, se traduisant par un comportement transparent et éthique qui : contribue au développement durable y compris à la santé et au bien-être de la société prend en compte les attentes des parties prenantes respecte les lois en vigueur et est compatible avec les normes internationales est intégré dans l’ensemble de l’organisation et mis en œuvre dans ses relations Elle décrit deux pratiques fondamentales de responsabilité sociétale que sont : Ces deux pratiques visent à déterminer les domaines d’action pertinents et prioritaires pour une organisation à partir : Pour commander la norme ISO 26000... Historique
Stockage de documents en interne ou en externe
Stocker et partager les documents en entreprise est un véritable enjeu. Il s'agît à la fois de rendre accessible à tous, les documents de l'entreprise utiles au travail, mais aussi d'archiver les pièces qui pourraient servir de preuves juridiques. En effet, si la dématérialisation a permis de simplifier les échanges de documents, les dispositions de conservation légale de documents pour les entreprises n'ont pas changé. Numériser ses documents papiers De nombreux prestataires proposent de numériser vos documents papier afin de pouvoir les conserver en bon état longtemps. Plusieurs techniques d'acquisition de documents existent mais toutes se rapprochent du scanner. La véritable différence se fait dans le classement des documents ainsi numérisés. L'indexation par type : Il s'agît de qualifier chaque document grâce à un système de méta données. L'indexation par mots clés : Il s'agît de recenser les termes qui apparaissent le plus dans le document en question. Échanger les documents
ISO 9001
Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La norme ISO 9001 définit une série d'exigences concernant la mise en place d'un système de management de la qualité dans un organisme, quels que soient sa taille et son secteur d'activité. Elle fait partie de la série des normes ISO 9000. Elle a été créée en 1987 et est régulièrement révisée depuis. L'ISO 9001 est un référentiel certifiable par une tierce partie et son application est complémentaire aux normes ISO 14001 et OHSAS 18001 dans le cadre d'une politique globale de management des risques de l'entreprise. La norme ISO 9001 : version 2008[modifier | modifier le code] La version en vigueur de ISO 9001 est la version datée de 2008 (11/2008). Les exigences y sont relatives à quatre grands domaines : Responsabilité de la direction : exigences d'actes de la part de la direction en tant que premier acteur et permanent de la démarche.Système qualité : exigences administratives permettant la sauvegarde des acquis.
Organiser sa gestion documentaire (première partie) - Clever Link - Veille - Clever Age
Selon un sondage 2002 organisé par le Delphi Group, la plupart des entreprises manquent considérablement d’organisation pour leur gestion documentaire. Les résultats de ce sondage annoncent que près de 70% des utilisateurs n’arrivent pas à (re)trouver sur le réseau les informations dont ils ont besoin. Etant dans la nécessité d’exploiter des dossiers, des articles, des documents capitalisés sur leur intranet ou sur le Web, les employés passent près de deux heures par jour à chercher ces informations ; soit environ cinq jours pas mois, et soixante par ans ! Cette perte de temps doit être prise en compte par l’entreprise. Si les documents sont réutilisés, améliorés chaque jour, les dernières mises à jour disponibles posent souvent un problème de coordination entre les intéressés. En étudiant le travail des documentalistes, on peut retrouver ces méthodes. Nous verrons qu’il s’agit de réunir l’ensemble des sources de données à étudier, puis de les décrire chacune de manière détaillée.
Méthodologie d'indexation
Comme l'indexation d'un document, une recherche documentaire se prépare . Dans tous les cas, il est nécessaire de connaître non seulement le langage documentaire utilisé pour savoir formuler sa question mais également les caractéristiques propres du système dans lequel on recherche (nature du fonds, principes d'indexation, fonctionnalités du logiciel utilisé). La recherche documentaire informatisée est, par essence, multicritère . Elle ne s'élabore pas uniquement à partir du thésaurus : il s'agit de combiner dans une équation de recherche les différents éléments correspondant à une question pour trouver les données répondant précisément aux éléments recherchés . Ces éléments peuvent être : de même nature (descripteurs par exemple) ; de nature différente (descripteurs, auteurs, type de document, date de publication combinés au moyen des opérateurs logiques (opérateurs booléens) ET, OU, SAUF.
