Comment préparer et mener une réunion efficace Vous devez préparer et animer une réunion mais chez vous réunion rime avec réunionite. Vous ne savez pas comment vous y prendre, comment préparer cette réunion, comment l’animer ? Qu’elle soit qualité, stratégique, de direction, commerciale, de production, une réunion efficace est une réunion bien préparée à la fois par l’animateur, mais aussi par les participants, parce que se préparer c’est se donner les moyens d’atteindre ses objectifs. Le succès d’une réunion repose sur sa préparation, la qualité de son animation (qui réside dans l’aptitude de l’animateur à encadrer le déroulement de la réunion et à développer un climat propice à l’échange et à la construction), la pertinence de sa restitution (compte rendu, plan d’actions concrètes, etc.). Soyez ponctuel Commencez à l’heure prévue et n’acceptez pas les retardataires, ils éviteront ainsi d’être en retard les prochaines fois. Besoin d'aide ou d'information ? Métier : Responsable qualité
Rédiger des synthèses percutantes - Compte-rendu, Rédaction > Votre lecteur est le roi Avant toute chose, ciblez les attentes de votre lectorat. Le contenu, le ton et l'approche de votre synthèse ne seront pas les mêmes si vous vous adressez à vos collaborateurs, à votre manager ou aux clients de votre entreprise. Partez toujours des connaissances déjà acquises par votre lecteur, et des besoins immédiats des services. Inutile de vous perdre dans un historique détaillé ou dans une problématique trop large. Stimulez votre esprit de synthèse ! > Étude des documents : gardez votre problématique en tête La lecture des documents compte pour une bonne part du travail. > Les 5 W : amis des journalistes et des assistants ! Au moment de bâtir votre plan, inspirez-vous des fameux 5 W des journalistes :- who (quels acteurs) ;- what (sujet) ;- why (pourquoi en parlez-vous) ;- with what (moyens, outils) ;- when (délais, projections) ;- et le cas échéant where (où). > Tout est dans la mise en page ! Vous avez fini ?
Préparer une réunion VINGT-CINQ RÈGLES SIMPLES POUR RÉUSSIR UNE RÉUNION. 1 - Prendre le temps de réfléchir à son opportunité. 2 - Le problème a-t-il été déjà traité : par qui ? quand ? avec quelles conclusions ? 3 - Une réunion doit avoir un but précis à atteindre : informer, discuter, négocier, décider sur des problèmes pré-définis. Sauf les séances de remue-méninges. 4 - Une réunion ne doit être organisée que si les contacts téléphoniques ou épistolaires ne suffisent pas à traiter le problème posé. 5 - Un délai de deux semaines entre la convocation et la réunion est nécessaire pour l'organiser et créer des documents préparatoires, adressés aux participants quelques jours avant la réunion pour leur permettre de réfléchir à leurs interventions éventuelles. 6 - Un responsable de l'organisation de la réunion doit être désigné : son rôle et ses délégations doivent être définies. 7 - Établir la liste...
Conduite de réunion : les cinq comportements à analyser Dans une de ses dernières newsletters adressées aux dirigeants d'entreprise, RHR International, société de conseil spécialisée dans la psychologie du comportement des personnes et des groupes et dans le fonctionnement des organisations, recommande de prêter attention au process knowledge. « Il ne s'agit pas d'une méthodologie stricte, plutôt de différents éléments entrant dans le processus de décision et auxquels nous recommandons de prêter attention, explique Olivier Schobbens, directeur général. Cela permet de renforcer son aptitude à convaincre et à influencer le cours des choses. » Pour améliorer ses capacités d'observation et mieux comprendre la façon dont un groupe prend ses décisions, quelles sont les motivations, les inquiétudes et les ambitions des participants, cinq types d'informations sont utiles. Une grille de lecture à garder à l'esprit lors de vos prochaines réunions. 1. On le sait, le langage non verbal est souvent au moins aussi éloquent que les mots qui sont échangés.
Les clés pour prendre la parole en réunion avec succès - Réunions, Méthode Au-delà de l'expertise associée à votre fonction d'assistante, la communication joue un rôle déterminant dans votre réussite professionnelle. Et pourtant, prendre la parole en réunion est un moment que vous appréhendez : vous n'avez pas confiance en vous ;vous avez peur de bafouiller ;le trac vous paralyse ;vous craignez le fameux "trou de mémoire". Voici trois étapes pour réussir vos prises de parole. > Étape 1 : apprivoiser le trac - La peur de prendre la parole en public est une des peurs les plus fréquemment évoquées par nos contemporains1. - La source du trac réside bien souvent dans notre trop grande exigence vis-à-vis de nous-même. - Relativisez l'enjeu de la situation. - Pensez à respirer. - Enfin, il faut savoir que le trac est aussi notre allié. > Étape 2 : préparer son intervention La bonne connaissance d'un sujet ne suffit pas, il faut lui ajouter de la préparation. - Les bonnes questions à se poser Quel est mon auditoire ? - Faire son plan 1. 2. 3. - Préparer ses notes 1. 2. 3.
Organiser et conduire une réunion : comment faire ? Tout commence avant la rencontre avec une préparation hors pair : fixation des objectifs, sélection des participants, compilation des documents utiles pour les débats, vérification du matériel... Quelques travaux sont à prévoir avant d'entrer dans le concret. Puis vient le temps de la réunion avec les différentes phases qui la caractérise : l'introduction : rappel du contexte, des objectifs et des règles de fonctionnement. La phase de production à proprement parler, le temps de travail collectif. La conclusion, où l'animateur clôt les débats par une synthèse de ce qui s'est dit et décidé. Après la réunion avec la formalisation du compte rendu à partir des informations récoltées pendant les échanges et sa diffusion auprès de l'ensemble des participants et autres parties prenantes. Articles Mettez du pep's dans vos réunions ! actionco.frRéunion : la révolution Un constat partagé par beaucoup : les réunions coûtent chères, très chères et souvent improductives. Finyear Cours Dossiers
Qu’est-ce qu’une conciliation ? - Les modes alternatifs de règlements des conflits Découverte des institutions <p class="video_texte"> L'utilisation de javascript est obligatoire sur cette page pour voir l'animation.</p> La conciliation désigne l’arrangement amiable auquel parviennent des personnes en conflit, au besoin avec l’aide d’un tiers. Il s’agit d’un mode alternatif, rapide et gratuit de règlement des litiges dont la nature ne nécessite pas l’engagement d’une procédure judiciaire. La conciliation implique généralement l’intervention d’un tiers : le juge peut jouer lui-même ce rôle, c’est notamment prévu dans le cadre de la procédure suivie devant le tribunal d’instance, ou bien confier cette mission à un tiers. Le conciliateur est chargé de rencontrer les parties, de les écouter et de les inviter à adopter une solution de compromis. La conciliation peut concerner divers litiges de la vie quotidienne : conflit de voisinage, difficulté de recouvrement d’une créance, contestation d’une facture, problèmes entre le propriétaire et le locataire d’un immeuble.
Conduite de réunion : comment mieux gérer votre stress - Questions d'emploi Bonjour Gilles Je viens de prendre mon premier poste et suis terrorisée à l’idée de conduire des réunions. Je dois justement en animer une la semaine prochaine et je crains de perdre mes moyens. Comment redresser la barre ? Nathalie Bonjour Nathalie, Vous devez tout d’abord identifier ce qui vous fait peur. Comment gérer un élément perturbateur en réunion ? 1er point : je vous encourage entre aujourd’hui et la semaine prochaine à faire la liste de toutes les objections que l’on pourrait vous faire. 2e point, le jour J, si quelqu’un pose une question déstabilisante vous avez le choix de dire que vous n’avez pas la réponse à sa question, mais que vous la lui fournirez dès la fin de la réunion. C’est à vous que revient la charge de rester dans le sujet et dans le timing de cette réunion. Gilles Payet
4.8 Les conflits On retrouve souvent les mêmes sources de conflit dans un groupe. La plupart sont due à la recherche de besoins non satisfaits par des participants : Attirer l'attention, désir d'avoir ce que l'autre détient, défense de ses intérêts, avoir encore plus... Première source de conflit : Attirer l'attention Comme dans tout projet regroupant plusieurs personnes, il peut advenir des conflits. Pour éviter cela il faut éviter les titres et les éléments de reconnaissance attribués par une personne ou par un petit groupe. Deuxième source de conflit : Le désir mimétique Comme nous l'avons vu dans le chapitre sur les communautés, il existe un mécanisme global, le cycle mimétique. Pour éviter cela, il faut dès qu’un cycle mimétique se met en place l’expliciter pour le rendre visible. Troisième source de conflit : Le Conflit d'intérêt Le conflit est souvent la manifestation d'une séparation entre l'intérêt d'une personne et l'intérêt collectif. Quatrième source de conflit : Changement de statut
Animer une réunion : comment bien organiser une réunion Etape 1 : Vous préparez la réunion Vous devez définir clairement les objectifs ;préparer le plan ;définir la date, l'heure et la durée de la réunion ;choisir un lieu approprié. Enfin, vous lancez les convocations en y indiquant un ordre du jour détaillé. En effet, une réunion ne s'improvise pas. Le jour J, vous devez arriver suffisamment en avance pour préparer la salle et le matériel. Etape 2 : Vous lancez la réunion Vous définissez l'objectif que vous devez atteindre à la fin de la réunion. Vous rappelez l'ordre du jour (c'est-à-dire les différents sujets à aborder) et la durée de la réunion. Vous attribuez à un participant la tâche de prendre des notes. Si les participants ne se connaissent pas tous, réalisez un rapide tour de table pour effectuer les présentations et mettre en confiance les personnes présentes. Etape 3 : Vous pilotez et régulez la réunion Il s'agit d'un rôle délicat et décisif. Vous respectez les interventions et orientez la progression des débats.
Les différents modes de résolution amiable des conflits D'autres solutions que le procès pour mettre fin aux conflits Alors que le procès tranche un conflit, la médiation et la conciliation favorisent la recherche d'un accord. La conciliation est un mode de règlement à l’amiable de certains litiges civils. En savoir plus sur les conciliateurs de justice et la conciliation La médiation permet à un juge de proposer aux personnes en conflit de résoudre à l’amiable leurs difficultés grâce à l’intervention confidentielle d’un médiateur judiciaire. En savoir plus sur la médiation L'arrangement amiable peut être utilisé pour régler un différend simple d'ordre familial, professionnel, patrimonial. En savoir plus sur l'arrangement amiable
5 conseils pratiques pour conduire efficacement une réunion Une réunion est l’occasion d’échanger, d’informer mais aussi de prendre des décisions, son succès va dépendre de la manière dont elle sera conduite. Voici donc 5 conseils pratiques pour la conduite efficace d’une réunion par un manager. 1. Ne pas gaspiller les trois premières minutes L’ouverture d’une réunion est un moment crucial, dans lequel le « remplissage convivial n’a pas sa place. Le manager qui conduit la réunion est attendu dès ce moment, comme le capitaine qui s’apprête à sortir de la tranchée pour l’offensive, aux côtés de ses hommes. 2. Faut-il parler plus fort pour être entendu sans effort, ou au contraire plus doucement, pour susciter une attention sur le contenu des arguments ? 3. Les tics sont des rustines qui révèlent l’absence de maîtrise des silences. 4. Le manager qui conduit la réunion sait qu’il doit anticiper l’essoufflement des participants. 5. En toute circonstance, c’est l’écoute active qui doit dominer.