Rédiger des synthèses percutantes - Compte-rendu, Rédaction > Votre lecteur est le roi Avant toute chose, ciblez les attentes de votre lectorat. Le contenu, le ton et l'approche de votre synthèse ne seront pas les mêmes si vous vous adressez à vos collaborateurs, à votre manager ou aux clients de votre entreprise. Partez toujours des connaissances déjà acquises par votre lecteur, et des besoins immédiats des services. > Étude des documents : gardez votre problématique en tête La lecture des documents compte pour une bonne part du travail. > Les 5 W : amis des journalistes et des assistants ! Au moment de bâtir votre plan, inspirez-vous des fameux 5 W des journalistes :- who (quels acteurs) ;- what (sujet) ;- why (pourquoi en parlez-vous) ;- with what (moyens, outils) ;- when (délais, projections) ;- et le cas échéant where (où). Quel que soit le plan choisi (thématique, problèmes-solutions...), vous devez avoir répondu à ces questions dans votre document. > Tout est dans la mise en page ! Vous avez fini ?
Conduite de réunion Mars 2017 Organiser une réunion Les réunions sont un moyen de partager, au sein d'un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Qui plus est, des décisions prises collectivement, avec des représentants des différentes entités concernées, seront beaucoup plus facilement acceptées de tous. Néanmoins, les réunions sont « chronophages » (traduisez « consommatrices en matière de temps ») et doivent donc être les plus courtes possible et menées dans un soucis d'efficacité, afin notamment de déboucher sur des actions concrètes. On appelle conduite de réunion l'ensemble des actions à entreprendre afin d'organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d'effets. Cet article constitue un ensemble de recommandations afin de vous permettre de vous aider à organiser vos réunions. Avant la réunion Opportunité de la réunion Quel est l'objectif de la réunion ? Périmètre de la réunion
Conduite de réunion : comment mieux gérer votre stress - Questions d'emploi Bonjour Gilles Je viens de prendre mon premier poste et suis terrorisée à l’idée de conduire des réunions. Je dois justement en animer une la semaine prochaine et je crains de perdre mes moyens. Nathalie Bonjour Nathalie, Vous devez tout d’abord identifier ce qui vous fait peur. Comment gérer un élément perturbateur en réunion ? 1er point : je vous encourage entre aujourd’hui et la semaine prochaine à faire la liste de toutes les objections que l’on pourrait vous faire. 2e point, le jour J, si quelqu’un pose une question déstabilisante vous avez le choix de dire que vous n’avez pas la réponse à sa question, mais que vous la lui fournirez dès la fin de la réunion. C’est à vous que revient la charge de rester dans le sujet et dans le timing de cette réunion. Gilles Payet
Comment défendre ses idées en réunion ? > Prenez le temps de faire murir votre projet Un projet bien présenté est avant tout un projet bien étudié. En assistant chevronné, travaillez en profondeur votre idée : identifiez ses retombées positives et négatives sur l'entreprise. Pour vous aider, mettez à profit notre modèle d'analyse Emoff issu de la méthode éponyme : Emoff pour Environnement, Menace, Opportunité, Faiblesse, Force et Quoi faire. > Présentez d'abord votre projet dans ses grandes lignes Cette préparation minutieuse vous a permis de construire une présentation claire, concise et accessible, digne d'un assistant aguerri. Pour autant, lors de la réunion, ne rentrez pas immédiatement dans le détail de votre projet, au risque de fournir des arguments à vos détracteurs. > Profitez des questions pour aborder les détails Votre temps de parole écoulé, sollicitez l'avis des personnes présentes. > Anticipez les critiques en vous mettant à la place de vos collaborateurs > Savoir reporter une discussion qui s'emballe
La conduite de réunion L’animateur effectue une tâche complexe en favorisant la progression du groupe vers ses buts. Il doit savoir gérer l’ensemble des processus qui s’établissent dans les différentes étapes de la vie d’un groupe. (important : voir les présupposés liés à la communication dans les groupes) Les styles de conduite de groupe l’animation autoritaire qui décide des buts, des moyens et de la répartition des tâches entre les membres du groupe sans tenir compte de ce qu’ils pourraient penser. Deux fonctions pourraient caractériser l’animateur d’un groupe : fonction de production (accompagnement de la tâche)fonction de régulation (processus du groupe). Il doit réussir la difficile tâche de favoriser la cohésion du groupe, tout en sachant que trop de cohésion inhibe la créativité et l’innovation, et entraîne une certaine uniformisation des idées et propositions. L’animateur augmentera la force de proposition et d’expression du groupe par : L’animateur augmente la force de cohésion d’un groupe par : Qui ?
Animer une réunion : comment bien organiser une réunion Etape 1 : Vous préparez la réunion Vous devez définir clairement les objectifs ;préparer le plan ;définir la date, l'heure et la durée de la réunion ;choisir un lieu approprié. Enfin, vous lancez les convocations en y indiquant un ordre du jour détaillé. En effet, une réunion ne s'improvise pas. Le jour J, vous devez arriver suffisamment en avance pour préparer la salle et le matériel. Etape 2 : Vous lancez la réunion Vous définissez l'objectif que vous devez atteindre à la fin de la réunion. Vous rappelez l'ordre du jour (c'est-à-dire les différents sujets à aborder) et la durée de la réunion. Vous attribuez à un participant la tâche de prendre des notes. Si les participants ne se connaissent pas tous, réalisez un rapide tour de table pour effectuer les présentations et mettre en confiance les personnes présentes. Etape 3 : Vous pilotez et régulez la réunion Il s'agit d'un rôle délicat et décisif. Vous respectez les interventions et orientez la progression des débats.
5 conseils pratiques pour conduire efficacement une réunion Une réunion est l’occasion d’échanger, d’informer mais aussi de prendre des décisions, son succès va dépendre de la manière dont elle sera conduite. Voici donc 5 conseils pratiques pour la conduite efficace d’une réunion par un manager. 1. Ne pas gaspiller les trois premières minutes L’ouverture d’une réunion est un moment crucial, dans lequel le « remplissage convivial n’a pas sa place. 2. Faut-il parler plus fort pour être entendu sans effort, ou au contraire plus doucement, pour susciter une attention sur le contenu des arguments ? 3. Les tics sont des rustines qui révèlent l’absence de maîtrise des silences. 4. Le manager qui conduit la réunion sait qu’il doit anticiper l’essoufflement des participants. 5. En toute circonstance, c’est l’écoute active qui doit dominer.
Conduite de réunion, organiser et animer une réunion Tout commence avant la rencontre avec une préparation hors pair : fixation des objectifs, sélection des participants, compilation des documents utiles pour les débats, vérification du matériel... Quelques travaux sont à prévoir avant d'entrer dans le concret. Puis vient le temps de la réunion avec les différentes phases qui la caractérise : l'introduction : rappel du contexte, des objectifs et des règles de fonctionnement. La phase de production à proprement parler, le temps de travail collectif. La conclusion, où l'animateur clôt les débats par une synthèse de ce qui s'est dit et décidé. Après la réunion avec la formalisation du compte rendu à partir des informations récoltées pendant les échanges et sa diffusion auprès de l'ensemble des participants et autres parties prenantes. Articles Mettez du pep's dans vos réunions ! actionco.frRéunion : la révolution Un constat partagé par beaucoup : les réunions coûtent chères, très chères et souvent improductives. Finyear Cours Dossiers
Animer une réunion : 8 astuces de pros Organiser une réunion, c’est un peu plus compliqué que de se contenter d’inviter des collègues pour discuter autour d’une table... L’exercice est même semé d’embûches. Suivez les conseils de trois experts pour réussir à mener une réunion punchy ET efficace. 1. En précisant à l’avance la durée de la réunion, l’ordre du jour et les objectifs à atteindre par l’intermédiaire, par exemple, d’un e-mail, vous permettrez aux participants d’arriver préparés et favoriserez ainsi leur prise de parole. « Cela leur permettra aussi de savoir s’il s’agit d’une réunion de présentation, de type hiérarchique ou d’une réunion de création où les idées sont les bienvenues », précise Rémy Cieux, gérant de l’organisme de formation Actissima. 2. De même, rassembler ses troupes dans le bureau du chef de service n’est pas la meilleure des solutions si vous souhaitez encourager le dialogue et la créativité au cours d’une réunion dite participative. 3. “ Est-ce que tout le monde se connaît ? 4. 5. 6. 7. 8.
Repenser les réunions pour des rencontres plus productives Souvent trop longues et rarement effectives, nos réunions ont de nombreux travers. Dans cet article je donne quelque pistes pour comprendre ce qui ne va pas avec nos modes habituels de réunions et des pistes pour bien collaborer et mobiliser l’intelligence du groupe. Quand les réunions ne marchent pas Nous avons tous connus des réunions où nous nous demandions ce que nous faisions la et quel était le but et la nécessité de cette rencontre. Tour de table interminable où chacun a seulement quelque minutes pour parler et part avec la frustration ne pas avoir pu exprimer ce qu’il avait à dire ou bien une personne plus extravertie monopolise le temps de parole pour partir hors sujet. Réunionite chronique dans certains groupes où on se retrouve à faire des réunions pour préparer des réunions… (voir aussi l’article de l’express: La réunionite, cette maladie si française…) « Les réunions sont toxiques » « Les pires des interruptions possibles sont les réunions. Le modèle de réunion de Google
Prise de parole en public : Comment s'assurer d'un maximum de confort ? N'avez-vous pas déjà assisté à une présentation (ou représentation) qui vous est apparue insupportable à écouter en raison de la voix de l'orateur (ou du comédien) ? Moi si...et croyez-moi c'est absolument terriiiiible ! :/ Alors pour toutes les présentations et particulièrement pour les présentations à enjeux, il est très important de : Préparer sa voix Se chauffer la voix afin d'éviter des inconvénients du type : voix trop aigüe, chat dans la gorge, débit trop rapide, respiration courte, son trop faible... Une technique simple, rapide et ludique est recommandée par les spécialistes de la prise de parole en public. Il s'agit tout simplement de faire avant votre présentation orale (10 à 15 mns suffiront) quelques exercices de diction. Votre voix portera naturellement et votre articulation sera bien meilleure ! Il existe pléthore d'exercices de diction. Un chasseur sachant chasser doit savoir chasser sans son chien La libellule hulule et pullule Et pour vous ?
Comment gérer un conflit lors d'une discussion ? Le conflit est normal, inhérent au travail en équipe. L’important n’est donc pas de chercher à l’éviter à tout prix, mais de savoir le transformer en une discussion constructive, génératrice de solutions et non dommageable pour les relations interpersonnelles de l’entreprise. Un des secrets d’un bon management est de savoir désamorcer un conflit avant qu’il ne dégénère ! Distinguer conflit et désaccord Sachez discerner en premier lieu si vous êtes en face d'un conflit ou d'un simple désaccord. Comprendre les comportements de chaque protagoniste Attention piège ! Même si vous devez faire preuve d'écoute envers vos interlocuteurs, gardez vos distances avec vos émotions. 1. 2. Pratiquer l'empathie 1. 2. Maîtriser plusieurs stratégies Le conseil de ToutApprendre.com Dès qu'un conflit se déclare, imposez à vos interlocuteurs et à vous-même de clarifier le problème : parlez-vous de la même chose ? En savoir plus
Animer un groupe – coopérer en équipe Management Opérationnel - Quelles sont les différentes étapes à respecter pour une réunion réussie ? Pour développer ce thème, inscrivez vous à :- la formation Animer une réunion, présenter un projet, communiquer des informations. Préparer La RéunionDéfinir l'objectif de la réunionPréparer le plan (déroulement de la réunion)Prévoir le temps de chaque point abordéChoisir les participants : selon le type de réunionRéunir les documents nécessairesChoisir et réserver un lieu, une salleConvoquer les participantsAccueillir les participantsSe présenter et demander à chaque participant de faire pareilAnnoncer l'objectif de la réunionPrésenter le déroulementDésigner un secrétaire si nécessaireDéfinir les règles de fonctionnementAnnoncer les éventuelles difficultés de dialogueIntroduire la réunion en démontrant son importance pour chacunMaitriser le déroulement