La note et la note de service : exercices Service de la protection Université d’Ottawa 141, rue Louis-Pasteur Ottawa (Ontario) K1N 6N5 613 562-5499 Téléc. 613 562-1212 www.protection.uottawa.ca Ce jeudi (Vous ne pouvez mettre d’adjectif possessif avant les jours de la semaine en français comme vous le faites en anglais. Vous devez simplement écrire jeudi.) , il y aura une simulation. (Rappelez-vous qu’en Ontario, au Québec et au même au Nouveau-Brunswick, les francophones ont de la difficulté à savoir si un nom qui commence par une voyelle est féminin ou masculin. exercise (Notez bien qu’en français le mot exercice s’écrit avec deux c. ) prendra place (L’expression prendre place* est un calque de l’anglais. pendant les heures de travail habituelles. (Le mot attachées ici est un anglicisme. à cette note. Veuillez agréer l’expression de mes sentiments les meilleurs. (Cette formulation est excellente pour une lettre, mais beaucoup trop longue pour une note ou une note de service. Lucie Mailloux
Rédiger une note de service La collecte des idées Si l'objet du document est toujours facilement identifiable, l'objectif et les contraintes sont plus difficiles à définir. Pourtant, ils deviendront la clé de voûte de votre message. Énoncez l'objet: rappeler aux membres d'une équipe une consigne de sécurité particulière. Isolez l'objectif: les pièges jointes des e-mails doivent être vérifiées avant leur ouverture. Observez les contraintes: l'interdit est lié à la sécurité de l'entreprise et, par ricochet, à celle des membres du personnel. Le style à privilégier Tout d'abord, évitez la forme impersonnelle trop souvent réservée à ce type de document. Adressez-vous directement au lecteur: bannissez les formulations indirectes. Impliquez l'entreprise dans son ensemble: même si la note émane d'un seul chef de service ou du directeur. La structure du message Pour inciter le lecteur à suivre la consigne, vous devez à la fois lui présenter le problème, lui soumettre la solution adoptée et lui rappeler les motifs de ce choix.
J'apprends à rédiger des notes de services efficaces Une note de service est utile pour faire passer des messages liés aux consignes ou au mode d'organisation. Mais pour que ce document soit lu et retenu, il faut en peaufiner le fond et la forme. En employant le ton juste ! Une consigne écrite ne doit pas laisser de place à l'interprétation. Par exemple, il ne s'agit pas de mentionner un « fonctionnement pour le moins étonnant », il faut le décrire précisément. Quel que soit l'objet de la note, certaines informations de base s'imposent. Une note de service ou un mémo n'ont pas une fonction littéraire ! C'est un fait établi : au-delà de 30 mots, une phrase n'est plus facilement compréhensible. La vocation d'une note de service est d'informer à un moment donné, mais n'oubliez pas que, même des années plus tard, elle peut servir à étayer un dossier ou être produite dans une affaire de contentieux.