Huit règles d'or pour mieux s'organiser Comment gérer au mieux les 1.440 minutes d'une journée ? Cela débute assurément par une bonne nuit de sommeil, de 7 à 8h minimum, pour être au meilleur de sa forme, et par un même temps de travail, et pas plus. Pensez à tous ces Londoniens qui savent être au pub dès 17h00. Alors comment reprendre le dessus ? "En retard, en retard", comme le lapin d'Alice au pays des merveilles, vous avez l'impression d'être perpétuellement en retard. 1/ Planifiez, agissez, évaluez, réagissez En fonction de la mission qui vous incombe, vous devrez tout d'abord planter votre schéma d'organisation générale. 2/ L'urgence, et ce qui ne l'est pas Toute organisation commence par une hiérarchisation : distinguez parmi vos taches celles qui relèvent de l'urgent et de l'important. 3/ Posez des jalons Vous ne parvenez pas à établir la sélection ci-dessus ? 4/ 80% à la corbeille Selon la loi de Douglas, les dossiers s'accumuleront jusqu'à remplir la totalité des rangements disponibles. 5/ Déléguez, partagez Jobetic
Article - les lois de la gestion du temps Nous avons beau rédiger nos planning en heures de travail, nous sommes forcés de constater qu’une heure de travail ne ressemble pas à une autre. Outre la nature de l’activité, plusieurs facteurs entrent en jeu : le stress, le plaisir, l’apprentissage, l’enrichissement personnel que l’on en tire, le niveau d’énergie, la frustration ou l’insatisfaction. En fait ce n’est pas tant la quantité de temps passée qui compte mais sa qualité. Beaucoup d’entre nous gèrent leur temps de travail de manière désastreuse. Comment s’organiser de façon à tirer le meilleur de chacune de nos heures de travail? 1. En 1949, Edouard A. Depuis, cette loi est généralement exprimée par : “si quelque chose peut mal tourner, alors cette chose finira infailliblement par mal tourner”. 2. En 1951, Sune Carlson constata dans une étude sur le travail des managers qu’ils étaient interrompus en moyenne toutes les vingt minutes. Voici plusieurs pistes pour éviter les interruptions : 3. 4. 5. 6. Crédit photo : zoutedrop
Créer une chek-list et un rétro-planning (diagramme de Gantt) 1. Préparez les informations clés Qui veut/doit organiser Quoi ? Pour qui ou Avec qui ? Pourquoi (objectifs) ? Quand et Où ? Avec quels moyens : quel budget, pour ou avec Combien de personnes, Comment ? 2. Dans un premier temps, répertoriez sans trop vous préoccuper de leur ordre, les Tâches à accomplir. Une tâche principale (ex. : concevoir le livre d'accueil) pourrait être scindée en plusieurs tâches ? En effet, il est souvent difficile de suivre les tâches secondaires sur un planning. 3. Observez chaque tâche et repérez celles qui sont interdépendantes (ex. : concevoir le courrier d'invitation (D) précède obligatoirement la fixation du jour (A) et du lieu (B). Ensuite, classez les tâches par ordre logique de mise en œuvre. 4. Au regard de chaque tâche, précisez le temps nécessaire (en jour). Ensuite, et à partir de la Date « J », fixez les dates d'action en vous appuyant sur le nombre de jours de réalisation prévu. 5.
Article - 10 conseils pour la gestion du temps 10 conseils pour améliorer son organisation et gagner du temps ! 1 - Faites des listes ! Notez tout, et ne faites pas uniquement confiance à votre mémoire.Je vous conseille d'utiliser 3 listes:Sur une feuille A4 : Tout ce qu'il y a faire sur le long termeSur un post-it grand format: toutes les tâches de la semaine ou du mois.Sur un mini post-it: les tâches du jours à accomplir (par ordre d'importance).Chaque soir vous faites un point sur ce que vous avez accompli, ce qu'il reste à faire en barrant les activités réalisées sur les listes. 2- Concentrez-vous sur 1 travail et finissez-le avant de passer à autre chose ! Pour cela s'appliquer une discipline: Fermer Outlook et ne le rouvrir que toutes les 2 heures, se définir des plages detravail (par exemple en se faisant des auto-réunion dans Outlook). 3- Accomplissez le travail de réflexion en deux temps: 4- Evitez les distractions ! 5- Rangez vos dossiers ! 7- Imposez-vous un temps maximum pour les activités consommatrices de temps !
Efficacité personnelle : toutes les fiches conseils 20 actions simples pour gagner une heure par jour Se défaire de quelques réflexes chronophages peut suffire à rendre sa journée de travail bien plus efficace. La marche à suivre. Susciter la prise d'initiative dans son équipe Des collaborateurs pro-actifs et innovants : un doux rêve pour le manager ? Pas s'il parvient à instaurer un climat de confiance. Poser les bonnes questions... pour obtenir des réponses Pour récolter des informations, il suffit souvent de poser les bonnes questions. Un art qui demande un peu d'exercice et de connaître les techniques qui font mouche. Savoir bien formuler une critique Délais non respectés, erreurs, oublis... 10 erreurs à éviter dans ses Powerpoint Ennuyeuse, brouillonne, illisible, indigeste... Rédiger des synthèses percutantes Pour être réussie, une synthèse doit être claire et concise. Savoir travailler dans l'urgence Une réunion à préparer pour demain, un rapport à rendre pour hier... Savoir expliquer Comment s'adapter à son interlocuteur ?
Article - Apprendre à gérer son temps et ses priorités La technique David Allen : pour démarrer du bon piedMise au point par le consultant en producvité américain David Allen, ce procédé consiste à lister l’ensemble des tâches à effectuer en commençant par la plus simple. Subdivisés en petites actions anodines, les projets les plus intimidants deviennent ainsi abordables. Exemple : si mon objectif est de lancer une campagne de prospection dans l’Essonne, je noterai d’abord : “Acheter la carte routière du 91. ”Cette première étape franchie, je passe à la deuxième, etc. La matrice Eisenhower : pour y voir clair quand tout est confusL’ancien président des Etats-Unis hiérarchisait ses tâches en les classant selon deux critères, l’urgence et l’importance, qui formaient les deux axes d’une matrice de quatre cases. Les listes de Brian Tracy : pour planifier avec dynamismeA l’instar de la technique GTD mise au point par David Allen, celle du consultant américain Brian Tracy se fonde sur l’inventaire des tâches à effectuer. Laure Cailloce
Bien s'organiser au quotidien Outil - la matrice d'Eisenhower expliquée Un peu d'histoire A l'origine, cette méthode visant à donner des priorités aux tâches a été suggérée par Dwight D. Eisenhower, 34ème président des Etats-Unis d'Amérique. Eisenhower aurait un jour déclaré: "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important". En se basant sur cette citation la boîte d'Eisenhower a été développée comme moyen d'aider les gens à donner des priorités à leurs tâches. L'idée Le concept de la boîte d'Eisenhower est extrêmement simple. Une tâche peut être urgente (quelque chose à faire impérativement aujourd'hui, par exemple) mais pas importante (son impact est très limité). Inversement, une tâche peut être importante (tâche influençant le future de votre entreprise) mais pas urgente (une réunion à prévoir dans 6 mois par exemple). En se basant sur ce simple fait, on peut développer un tableau à deux dimensions appelé "la boîte d'Eisenhower". Partant de là, nous pouvons définir une stratégie distincte pour chaque scénario: Julien Rio.
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