Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. Il est nécessaire de s'assurer que la valeur probante des documents susceptibles d'être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pour l'administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier. La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur. 1. 2. 3.
Quand la numérisation de document intègre le droit français Un décret du 5 décembre 2016 détermine les conditions du bénéfice de la présomption de fiabilité de la copie numérique. Ou l’histoire de la copie fiable Historique de la copie Jusqu’en octobre 2016, le Code civil avait intégré la photocopie, les photographies et les impressions de Gutenberg comme copies des actes juridiques. L’ancien article 1334 du Code Civil, dont la rédaction datait du Code civil de 1804, disposait, à propos de la copie des titres, que : « Les copies, lorsque le titre original subsiste, ne font foi que de ce qui est contenu au titre, dont la représentation peut toujours être exigée ». L’ancien article 1348 alinéa 2 datant, quant à lui, de la loi n°80-525 du 12 juillet 1980, prévoyait que, lorsque l’on n’avait pas conservé l’original de l’acte, l’on pouvait apporter la preuve des actes sous-seing privés dépassant un montant de 1500 euros grâce à sa copie de l’acte pour condition qu’elle soit « la reproduction non seulement fidèle, mais aussi durable ». Conseils
Pour comprendre la dématérialisation des traitements comptables Quel rapport y-a-t-il entre la région de Sumer en Mésopotamie, vers 3 500 avant J.-C. et la France, en 2000 après J.-C. ? Alors qu’un univers sépare ces deux lieux et ces deux époques, la comptabilité les rapproche pourtant. C’est en effet au sud de l’Irak que furent découverts, il y a 5 500 ans, les premiers vestiges présentant des enregistrements comptables [1] et c’est en France que fut créée en 2000 la première »plateforme de dématérialisation des experts-comptables« , accessible sur le site www.jedeclare.com. La pratique de la comptabilité n’a cessé d’évoluer jusqu’à connaître, depuis la seconde moitié du XXe siècle, une mutation profonde des traitements comptables avec l’informatisation. I- Le processus de dématérialisation des traitements comptables Il paraît essentiel de commencer par aborder la dématérialisation des traitements comptables sous ses principaux aspects techniques puis de rappeler les règles comptables et juridiques s’y rapportant. Eléments techniques de base E.R.P.
_ Dématérialisation de documents : quelles précautions prendre et quelles solutions mettre en oeuvre en matière de sécurité ? Article du 29/07/2011 _ Catégorie : Risques informatiques La dématérialisation de documents permet de transformer l’information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, en vue d’être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché... Elle renseigne sur l'entreprise elle-même, les clients, les fournisseurs... Sur un marché, c'est elle qui fait toute la différence pour une entreprise face à ses concurrents. L'information doit donc être de bonne qualité, à jour, accessible à ceux qui en ont besoin et cela à tout moment. Un projet de dématérialisation de documents est une réelle opportunité pour l'entreprise car il lui permet de gagner en productivité, en efficacité, en qualité et en satisfaction client. Cette sécurité des données n'est possible qu'avec un environnement informatique maîtrisé grâce à la mise en place de procédures et de moyens : Garantir la traçabilité des données
Les 14 normes et référentiels de la dématérialisation à connaître absolument Se repérer parmi tous les référentiels concernant la dématérialisation et l’archivage électronique peut s’avérer un véritable casse-tête. Normes, standards ou certifications, français ou internationaux : il n’est pas aisé de savoir ce qui peut être appliqué dans son domaine (numérisation, traçabilité et intéropérabilité, coffre-fort numérique, signature électronique, records management et archivage électronique). L’occasion de faire le point sur les plus importants : Quels sont les normes et référentiels de la dématérialisation ? 1 - Les référentiels de la numérisation La norme NF 42-026 porte sur la définition et les spécifications des « prestations de numérisation fidèle de documents ». À noter que cette norme est associée à la norme NF Z 42-013 si on souhaite disposer d’une copie fiable au sens réglementaire. >Lire aussi : Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés 2 - La norme de la traçabilité et de l' interopérabilité Iso 15836 (2003, révisée en 2009) eIDas (2016)
Prenez garde à vos données - LE GUIDE DU DIRIGEANT Selon le volume de données à stocker, vous pouvez utiliser une clé USB, un disque dur externe ou encore un serveur dédié. Vous entrez les coordonnées d un client dans votre base de données quand votre ordinateur rend l'âme, emportant avec lui toutes les informations-clés de votre entreprise. Seule solution pour éviter ce scénario catastrophe: sauvegarder régulièrement vos documents numériques (lire l'encadré). Mais quelles données protéger? Si vous souhaitez traiter la sauvegarde en interne, plusieurs solutions sont possibles selon votre volume de données à stocker. Quelle que soit la solution adoptée, elle nécessite l'intervention d'un informaticien pour la programmer. Avant de sauvegarder vos données, vous devez passer par la case «dématérialisation».
le point sur la dématérialisation Vous avez dit « Dématérialisation » ? La dématérialisation consiste à remplacer progressivement l’utilisation de documents sur papier par l’échange de documents numériques. C’est un premier pas vers un monde avec moins de papier en attendant le monde du futur sans papier. En pratique, plusieurs situations existent. La loi française et le cadre réglementaire ont été adaptés à partir de mars 2000 pour transposer les directives européennes. Cette évolution rend possible la création de factures numériques, de bulletins de paie numériques, de lettres recommandées électroniques, … En revanche, la numérisation d’un original reçu sous forme papier ne fournit qu’une copie numérique ! En pratique, les documents numériques sont utilisables comme preuve dans la majorité des échanges entre les entreprises, les administrations, les consommateurs. Le passage aux documents numériques se traduit par des gains importants tant sur le plan économique qu’en qualité de services. o O o
QU’EST-CE QUE LA NORME NF Z 42-013 ? L’évolution de la norme NF Z 42-013 Publiée par l’AFNOR en 1999 et révisée en 2001, en 2009 et en 2020, la norme NF Z 42-013, devenue une norme internationale en 2012 sous le nom de ISO 14641-1, énonce un ensemble d’exigences et de recommandations fonctionnelles, organisationnelles et de sécurité relatives à la conception et à l’exploitation d’un système d’archivage électronique. Le rôle de la norme NF Z 42-013 Cette norme énumère les bonnes pratiques à mettre en place afin de garantir la conservation sécurisée des fichiers numériques au sein d’un système d’archivage électronique. Le respect de ces recommandations assure l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents hébergés sur le long terme, garantissant ainsi leur valeur probante aux yeux de la loi. Les exigences de la norme NF Z 42-013 Dorénavant divisées en trois catégories, ses 275 exigences et 95 recommandations normatives concernent : Les fonctionnalités du SAESon organisationSon infrastructure Lire aussi :
Dématérialiser ses données : quels sont les risques Pour qu’un projet de dématérialisation ne soit pas synonyme de fuite d’informations, il est nécessaire de mettre en place des règles et des politiques de sécurité physique et informatique. La dématérialisation de documents permet de transformer l'information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, pour ensuite être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché... Elle renseigne sur l'entreprise elle-même, les clients, les fournisseurs... Sur un marché, c'est elle qui fait toute la différence pour une entreprise face à ses concurrents.
Dématérialisation des documents et sécurité Décembre 2009 - Paru dans Solutions&Logiciels N° 10 - Voir le sommaire du numéro La dématérialisation est une réalité dans de nombreuses entreprises. Mais les échanges de fichiers numériques sont vulnérables à toutes sortes d’atteintes. Pour les fiabiliser, diverses solutions de sécurité sont disponibles. Claire Rémy L es documents dématérialisés remplacent progressivement le papier dans les échanges commerciaux entre entreprises (contrats, commandes, factures, paiements et autres courriers), mais aussi dans les relations de l’entreprise avec les administrations (déclarations fiscales…) et avec ses employés (fiches de paie, par exemple). Fiabiliser les échanges Encore faut-il garantir que le document électronique n’a pas été modifié ou altéré entre son émission et sa réception, qu’il est bien passé par les étapes prévues, qu’il arrive au bon destinataire, en toute confidentialité, qu’il pourra être archivé et retrouvé dans son intégralité. 2 types de dématérialisation
L'archivage légal - durées de conservation L'archivage électronique de documents dématérialisés peut se définir par la mise en place d'un processus permettant la gestion, la conservation et la restitution des documents pendant toute leur durée de vie. C'est le processus d'archivage de documents, à ne pas confondre avec l'archivage physique des documents chez un tiers archiveur qui n'est qu'une partie du processus d'archivage. Le processus d'archivage peut être rapidement décomposé en six étapes: Recueillir les documents quelque soit leur provenance et leur formatTransformer les documents en format numérique pérenneClasser et organiser les documentsConserver les documents chez un tiers archiveurRestituer les documents en garantissant leur intégritéExploiter dans le temps les documents archivés Pour prendre l’exemple d’un processus amenant un à stockage définitif d’un fichier PDF, celui-ci devra passer par les étapes suivantes afin d’obtenir la certification de son statut de preuve: Un outil d'archivage: le coffre fort électronique
Dématérialisation des factures: gagnez en productivité - À la une - chefdentreprise.com Depuis plus d'une heure, votre assistance comptable s'attelle à traiter, classer, archiver et transmettre aux chefs de service des factures fournisseurs. Une tâche finalement sans réelle valeur ajoutée. « La dématérialisation des documents permet de répondre à ces différentes problématiques. Sans compter l'aspect écologique puisque l'entreprise réduit ainsi sa consommation de papier », défend Magali Michel, directrice générale de Yooz, une société qui propose une solution sur Internet de numérisation des factures entrantes. C'est sans doute pour cette raison qu'un tiers des sociétés déclarent avoir un projet de dématérialisation dans les 12 mois à venir, selon la deuxième édition du baromètre Dématérialisation-Finances, publiée en octobre 2010 et éditée par Itesoft, spécialisée dans les solutions de capture, traitement et gestion automatiques de documents entrants. MAGALI MICHEL, dg de Yooz Eviter la saisie des données. Deux formats électroniques. DOMINIQUE PICARD, p-dg de Watt & Co