https://references.modernisation.gouv.fr/archivage-numerique
Standard d'échange de données pour l'archivage (SEDA) Le standard d'échange de données pour l'archivage modélise les différentes transactions qui peuvent avoir lieu entre des acteurs dans le cadre de l'archivage de données. Ces transactions sont au nombre de six : le transfert, la demande de transfert, la modification, l'élimination, la communication et la restitution. Les acteurs sont eux au nombre de cinq : le service producteur, le service versant, le service d'archives, le service de contrôle et le demandeur d'Archives. Le SEDA définit de manière formelle a) les transactions par des scénarios (diagrammes de séquences en UML) dans lesquels les acteurs s'échangent des messages; b) la forme des messages échangés au cours de ces transactions par des schémas XML. La dernière publication du SEDA (version 2.0) date du mois de décembre 2015 et comporte les schémas XML, des exemples d'utilisation, de la documentation (générale, technique et métier) et les premiers outils mis à jour.
SEDA - Les outils (SIAF) Transformations Les feuilles de styles XSLT listées ici représentent des exemples d'utilisation. Il ne s'agit en aucun cas d'outils normatifs. Ces feuilles sont rendues accessible ici afin que ceux qui ont besoin de mettre en oeuvre des fonctionnalités proches puissent gagner du temps en partant de cette base préexistante. seda2ead.xsl et seda1.0ToEad.xsl transforment l'archive contenue dans un message de transfert ou de communication en un instrument de recherche en EAD. Le tableau de correspondances est aussi disponible dans des fichiers pdf (seda2ead.pdf et seda1.0ToEad.pdf). Archives électroniques Les archives électroniques sont des mails, des documents bureautiques, des dossiers numérisés, des données échangées par téléprocédures, des bases de données... Dans le contexte du développement de l'administration électronique (plan ADELE) et des évolutions législatives sur la valeur juridique des documents électroniques, leur nombre augmente très rapidement. Les archives électroniques obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes que les archives papier. Pourtant, elles présentent des particularités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement particulières. Le Service interministériel des archives de France diffuse ou élabore des normes utiles à l'archivage électronique et exerce une fonction de veille et de conseil pour les administrations et les services d'archives.
Archivage électronique Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. L'archivage est synonyme de « stockage » ou de « sauvegarde ». Il tend de plus en plus à être utilisé pour tous les documents, quels qu'en soient la nature et le support, et à remplacer « conservation ». Blog Ephesoft, la solution totalement open source Ephesoft est une solution récente de dématérialisation, mais c'est surtout l'une des rares totalement open source. La solution gère deux points d'entrée : le scanner et les mails avec classification, séparation des documents et extraction des métadonnées. Elle s'intègre directement via CMIS à des GED (notamment Alfresco ou Nuxeo). La solution commence à gagner de l'espace sur le marché. L'éditeur définit sa solution en quelques mots : Ephesoft = Document Tracking + Scanning + OCR + Classification + Extraction + DistributionLa solution est 100% web et est basée sur les briques techniques suivantes : Google OCR Engine, RedHat jBPM, Spring DM, GWT and Equinox (OSGi). L'interface utilisateur est entièrement customisable comme la revision - validation des documents, la classification et le paramétrage des exceptions lors des extractions.
SHERPA création de profil SEDA V2.0 Le Standard d’Échange de Données pour l’Archivage permet de modéliser les transactions d’un processus d’archivage (transfert, communication…) entre différents acteurs (service producteur, service d’archives…). Il précise les messages échangés ainsi que les métadonnées à utiliser pour décrire, gérer et pérenniser l’information. La dernière version du standard (2.0 conforme à la norme MEDONA) a été publiée en décembre 2015. Il reprend les concepts métier tels que l’usage des bordereaux (versement, élimination), l’application du contrôle scientifique et technique (transaction de demande d’autorisation), la définition des acteurs ou l’apposition de règles de gestion (sorts finaux et communicabilité).
Délais de paiement Règles générales Le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser soixante jours nets à compter de la date d'émission de la facture ou, à titre dérogatoire, quarante-cinq jours fin de mois, sous réserve que ce délai dérogatoire soit inscrit dans le contrat et ne constitue pas un abus manifeste à l’égard du créancier. De plus, le délai de paiement des factures périodiques (prévues au 3 du I de l’article 289 du Code général des impôts) ne peut dépasser quarante-cinq jours à compter de la date d’émission de la facture. A défaut de délai convenu entre les parties, un délai supplétif s’applique, d’une durée de trente jours à compter de la réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation demandée. Cas particuliers
Archivage électronique - Problématique et normes On constate que plus les entreprises développent les nouvelles technologies et introduisent de nouvelles méthodes de travail, plus les méthodes et les procédures d'archivage perdent de leur efficacité » : c'est le constat paradoxal et provocateur de la norme ICA-Req, Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique (2008). Pourquoi ? On parle d'archivage électronique depuis près de trente ans, mais le sujet est devenu un enjeu majeur au tournant de l'an 2000 avec la conjonction de quatre phénomènes : 1. la reconnaissance de la valeur légale de l'écrit sous forme électronique ;2. l'explosion des volumes de données dans les entreprises et les organisations publiques ;3. la multiplicité des solutions logicielles et matérielles autour de l'information numérique, et la rapidité de leur obsolescence, avec des difficultés d'interopérabilité entre plateformes ;4. les défis posés par la matière numérique en termes de sécurité et d'intégrité.
Logiciel GED - Document Manager : Gestion et archivage électronique de documents et contenus - Avanteam Document Manager - solution de gestion documentaire de la suite Avanteam - s’adapte ainsi facilement à votre organisation et intègre vos propres règles de classement, de gestion et d'archivage : Capture et indexation des documents papiers et électroniques Gestion de versions et cycle de vie des documents Intégration avec la messagerie et la bureautique Recherche en texte intégral et par mots-clés Workflow paramétrable respectant vos cycles de validation Gestion des profils d'utilisateurs et droits d'accès Archivage sécurisé avec signature électronique et horodatage. Grâce à un portail collaboratif, offrant des fonctions avancées de gestion de contenu, de workflow et de reporting, Document Manager met à la disposition de vos collaborateurs, clients et partenaires la bonne information au bon moment. Votre entreprise devient ainsi plus réactive et offre un meilleur service à ses clients.