Pourquoi
GED et démarche qualité La GED comme composante de la démarche qualité Dans le cadre de la démarche qualité, la GED est un moyen d'apporter la rigueur nécessaire à la saisie, au suivi, à la validation et à la résolution des réclamations et des non-conformités. Elle peut aussi être un outil directement intégré aux procédures des services administratifs et comptables : gestion des clients, de la facturation, des fournisseurs… La GED comme aide à la démarche qualité La GED, si elle est utilisée de façon systématique, facilite la recherche et l'accès aux documents nécessaires au sein de la démarche qualité.
Optimiser son classement
"C'est dommage, j'ai rangé ce document intéressant, mais je n'arrive plus à mettre la main dessus...". Un responsable perd en moyenne 6 semaines par an à chercher des informations qu'il a reçues précédemment, selon une étude américaine. Le problème vient essentiellement d'une croyance que le classement vise à conserver les documents, alors qu'en réalité, classer est une manière de les retrouver facilement.
Gestion électronique de documents : quels inconvénients ?
La mise en place d’une solution de gestion électronique de documents est plus qu’une nécessité au sein d’une entreprise. De plus, les avantages offerts par cet outil informatique sont nombreux. Découvrons la définition du terme GED, ses atouts et ses points faibles.
La gestion des documents
La gestion électronique des documents (GED) 1.1Définition La gestion des documents a pour fonction de favoriser le stockage, l’archivage, la recherche, la consultation et la diffusion de l’information. La gestion électronique de documents (GED), ou la gestion électronique d’informations et de documents existants (GEIDE), est « un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, et stocker, des documents à partir d’applications informatiques ». Les intérêts de la GED
La GED - Gestion électronique des documents - Infos et devis
Voici quelques éléments d'information qui vous permettront de choisir votre type de logiciel GED. La GED en mode SAAS La gestion électronique de documents en mode SAAS (Software As A Service) est une architecture logicielle proposée sous la forme d’abonnement et non sous la forme d’achat de licence classique. L’infrastructure informatique serveur est mutualisée pour plusieurs clients, en s’appuyant sur un code source unique. Les informations sont très sécurisées et compartimentées : chaque client possède sa propre base de données et son paramétrage.
Archivage électronique : norme qui répond aux besoins des entreprises
La norme Z42-013 sur la conservation et l'intégrité de documents stockés dans un système informatique vient d'être mise à jour. Homologuée en 1999 et révisée en 2001, elle décrit la conception et l'exploitation de l'archivage électronique. Au début, ce dernier était juste une solution technique pour conserver et organiser des données stockées sur un support informatique. Le but était de réduire les coûts et surtout d'économiser les espaces destinés à ranger les documents papiers devenus de plus en plus volumineux. Cette première norme assurait d'une part la durabilité du document et d'autre part sa fidélité, de manière à pouvoir reconstituer l'information et de pouvoir la réutiliser comme à son état originel. La version 2009 de la norme sur l'archivage électronique est une avancée considérable même si elle ne répond pas encore entièrement au nouveau contexte d'utilisation.
Je crée une carte mentale
Egalement appelée carte heuristique, une carte mentale? est une représentation en 2 dimensions de vos idées ou de concepts permettant de brainstormer et de les organiser sur plusieurs angles. A quoi cela sert ? Les cartes mentales peuvent être utilisées dans les exercices de brainstorming, dans l'organisation de vos idéespour communiquer de manière originale. créer une carte est également un bon moyen pour réviser des leçons
Fiche ressource 2 - Les méthodes de classement et le rangement des dossiers
1. La gestion des dossiers papier Les informations sur support papier (ou informatique) doivent être conservées afin de servir de preuve. Il est donc indispensable de les classer. 1.1 Définition Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié.
Avantages et Bénéfices de la GED et de l'ECM
Quels sont les avantages et bénéfices d’une GED ou d’un ECM ? En permettant aux organisations de mieux maîtriser leur information en général, et leurs documents en particulier, la Gestion Electronique de Documents apporte des bénéfices significatifs en termes de qualité, de productivité, de délais. Les documents sont disponibles facilement, immédiatement, à la bonne version sans confusion possible, auprès des personnes autorisées, au bon moment et en tout lieu. Grâce à une circulation immédiate, les processus et le travail collaboratif sont optimisés dans des proportions considérables.
