Comprendre la gestion électronique des documents (GED) pour choisir l’outil le plus adapté Les avantages d’une GED La gestion électronique des documents recèle de multiples avantages. Elle permet de : rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail ; limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter les pertes des données ; rassembler dans un unique dossier informatisé l’ensemble des documents disséminés dans toute l’organisation ; éviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour ; sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers ; favoriser la sauvegarde des documents sensibles. La GED au service de la qualité et de l’environnement Pour y répondre, les entreprises dressent de longues listes de documents, qu’il est difficile de tenir à jour. Dans le cadre du management environnemental, la GED est aussi un levier qui permet de réduire les consommations papier/encre, grâce à la dématérialisation. popin size_320x240 modal close resizable center
GED : enjeux et fonction de la gestion électronique des documents Le temps du papier est révolu, place aux documents dématérialisés avec la GED ! Ce thème s'intéresse aux points essentiels à connaitre pour décider, oui ou non, à franchir le pas et d'investir dans une solution de gestion électronique de documents. Définition de la GED Il s'agit d'une solution logicielle pour gérer le cycle de vie d'un document électronique. Les avantages accès à l'information quelque soit le terminal utilisé et par plusieurs utilisateurs simultanés gestion des versions avec la capacité de tracer les modifications réduction drastique des volumes de stockage des documents papier facilité et rapidité pour trouver un document interfaçage du système documentaire avec d'autres outils métier ou workflow réduction du risque de perte d'une information importante cohérence avec les exigences des systèmes qualité renforcement du contrôle des informations sensibles facilité de gestion et maîtrise des droits d'accès Les limites Les grandes fonctions d'une GED Création et Capture de documents
Au coeur de l'Entreprise Le document est omniprésent dans le fonctionnement de l’entreprise, tous secteurs confondus. La transformation du support papier en fichier numérique (appelé « dématérialisation ») pour consulter, faire circuler ou partager le document est une mutation à la fois technologique, économique et sociétale (changement des mentalités, cultures et usages). Pourtant, la maîtrise des flux documentaires numériques est un formidable levier de productivité et d’efficacité contribuant à la réduction des coûts. Comment ? Prendre conscience et analyser ses flux métiers : Dans nos vies personnelles, nous avons tous été confrontés au moins une fois à la recherche d’un document administratif introuvable. Faire appel à des experts, privilégier le service pour les petites entreprises : En parallèle, l’avènement des technologies autour des solutions documentaires et l’accessibilité du Web permettent l'émergence d'usages nouveaux sans pour autant investir dans du matériel et des logiciels.
prix logiciel ged - ged prix Facteurs influençant le cout Le coût d'une solution de GED ne se limite pas au prix de la licence du logiciel déployé sur un serveur de l'entreprise. Licences logicielles Le logiciel choisi peut être : gratuit,facturé par utilisateur,facturé par processeur,soumis à un abonnement. Paramétrage et développement L'installation du logiciel peut faire l'objet d'une prestation spécifique. Maintenance et assistance L'immense majorité des prestataires de GED proposent des contrats de maintenance et d'assistance. Matériel de l'infrastructure Selon les prérequis et la charge prévue du logiciel de GED, il peut être nécessaire d'investir dans de nouveaux serveurs et de mettre à jour l'infrastructure réseau de l'entreprise. Matériel de stockage En plus du stockage des documents dans la GED, il faut prendre en compte les coûts liés aux sauvegardes et à leur stockage : serveur de sauvegarde,supports de sauvegarde,sites distants pour les sauvegardes. Coûts liés à la numérisation Formation Scénarios GED « complète »
Six logiciels de GED adaptés aux PME Livelink Ce logiciel est bien adapté à un intranet : il propose la gestion de documents, la gestion de projets, les groupes de discussion, lagestion d´agendas et un puissant moteur de recherche. Livelink permet aussi d´organiser la circulation et le suivi d´un formulaire (workflow). Il s´agit de l´outil de GED le plus complet., mais son utilisation n´est pas très intuitive. L´ensemble s´appuie sur un système de gestion de base de données relationnelles. Intraspect Ce produit s´affiche sous la forme d´un portail web qui facilite l´accès, la recherche et le partage des données. Webfolio Cette application présente l´avantage d´être simple et rapide à installer, car elle ne comporte pas de base de données. Documind Documind présente l´avantage d´être très simple d´utilisation et d´automatiser la recherche et la consultation des documents (factures, télécopies, pages web, photos...). Active DMS Ce logiciel permet la gestion complète des documents et des flux d´information de l´entreprise.
GED - GED.fr Pourquoi GED et démarche qualité La GED comme composante de la démarche qualité Dans le cadre de la démarche qualité, la GED est un moyen d'apporter la rigueur nécessaire à la saisie, au suivi, à la validation et à la résolution des réclamations et des non-conformités. Elle peut aussi être un outil directement intégré aux procédures des services administratifs et comptables : gestion des clients, de la facturation, des fournisseurs… La GED comme aide à la démarche qualité La GED, si elle est utilisée de façon systématique, facilite la recherche et l'accès aux documents nécessaires au sein de la démarche qualité. GED et obligations réglementaires L'archivage légal en France La loi française impose une durée minimale de conservation de certains documents. La loi Sarbanes-Oxley La loi Sarbanes-Oxley est une loi fédérale américaine qui impose des règles de transparence et de fiabilité financière aux entreprises cotées en bourse aux Etats-Unis. L'archivage électronique Devis GED
qu'est ce que la ged - ged définition Fonctionnalités de la GED Acquisition L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Classement Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Stockage Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Diffusion Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Archivage Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. GED : quels avantages ? Réduction des coûts liés au papier L'existence d'un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. Accès ubiquiste aux documents Le système de GED est accessible de partout dans l'organisation. Amélioration de l'indexation et de la recherche Démarche qualité Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED.
Gestion électronique des documents Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Pour les articles homonymes, voir GED. La gestion électronique des documents (GED ou EDM[1] pour Electronic Document Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires. Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. À titre d'exemple, le retour sur investissement d'un projet « standard » de dématérialisation de factures est inférieur à un an. Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte (« full text »). Acquisition des documents[modifier | modifier le code]
pour la Gestion des ressources humaines Les défis des ressources humaines vont aujourd’hui bien au-delà du recrutement et le SIRH mis en place dans la majorité des entreprises atteint ses limites. Un paramétrage spécifique de votre solution de gestion électronique des documents peut vous permettre d’adapter une solution globale à des exigences spécifiques d’un seul département de votre entreprise. Nous proposons une solution prête à l’emploi et facile à mettre en place, intégrant toutes les spécificités des services RH et adaptée aux habitudes de gestion documentaire de ces fonctions. Plus particulièrement, l’adoption d’une solution de gestion documentaire adaptée au secteur des ressources humaines se traduit par : – une gestion plus efficace de la relation employé/managers/RH – des gains de temps et de productivité – une analyse des performances de l’entreprise et de ses collaborateurs en temps réel – une amélioration de la circulation de l’information dans l’entreprise
Gestion électronique des documents Définitions Qu’est-ce qu’un document électronique ? C’est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier ( Un fichier est un endroit où sont rangées des fiches. Qu’est-ce que la GED ? La Gestion électronique des documents (Qu’est-ce qu’un document électronique ?) Le GED fait donc appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. Etapes de la Gestion Electronique des Documents (GED) Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents: l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion (Dans le langage courant, le terme diffusion fait référence à une notion de « distribution », de « mise à disposition » (diffusion d'un...) des documents. [Etape 1] Acquisition des documents La GED a pour objectif premier d'acquérir les documents, elle peut s'effectuer par: [Etape 2] Classement des documents [Etape 3] Stockage des documents
8 Logiciels GED gratuits et leurs limites | CELGE Les utilisateurs reprochent à l’édition de la communauté d’exposer de trop nombreux bugs qui ne sont pas toujours rapidement corrigés. D’autre part il n’existe aucun client qui assure la synchronisation du répertoire local avec le référentiel. Alfresco Alfresco et un logiciel de GED résolument destiné à un usage en entreprise. Cela est certainement dû au grand nombre de fonctionnalités qui sont proposées. Nuxeo Nuxeo est un logiciel de GED qui favorise la réduction des temps de recherche et de récupération de vos documents d’entreprise. Knowledge Tree Knowledge Tree est un système de GED réputé depuis de nombreuses années. Feng Office Anciennement appeler Open Goo, Feng Office est un logiciel de gestion documentaire qui fait la part belle à la collaboration. Logical Doc Logical Doc dispose d’une version Community Edition (CE). Bitrix24 Bitrix24 dispose d’une version gratuite ce qui n’empêche pas ce logiciel de ne pas être réellement un système de GED. Mayan EDMS
Cours de Ressources humaines et communication - La gestion électronique des documents Objectifs : • définir la gestion électronique des documents (GED), • présenter les enjeux de la GED, • connaître le processus de mise en place. Qu’entend-t-on par GED ? En quoi la GED représente-t-elle un enjeu pour les organisations ? 1. À l’origine, la gestion électronique correspondait au stockage électronique des documents papier. Elle est aussi appelée « gestion électronique de l’information ou de documents existants » (GEIDE). L’association des professionnels de la GED (APROGED) distingue : - la GEIDE administrative qui correspond au classement des documents électroniques ; - la GEIDE bureautique qui correspond à la production, au partage de documents et à l'archivage numérique ; - la GEIDE documentaire. 2. L’essentiel des informations que doit traiter une organisation est reçu sous la forme papier en dépit d’une utilisation accrue des e-mails. La gestion électronique des documents 4/5 basé sur 8 votes. Vous êtes ici :
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